Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО "Элси-Медиа" - дипломная работа

Введение

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

Целью данной выпускной работы является анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО «Элси-Медиа».

Компания «ЭЛСИ» была основана в апреле 1999 года.

Она сегодня охватывает практически все направления выбранной сферы деятельности, а именно:

* продажа компьютеров и комплектующих любой сложности;

* продажа любой оргтехники;

* продажа расходных материалов и бумаги;

Одним из прогрессивных направлений работы компании является расширение сети региональных филиалов и представительств.

Глава 1. Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа -- файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

поддержка распределенной обработки информации;

возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

возможности контроля за прохождением документов;

способ оповещения должностных лиц;

особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

средства регламентации доступа и криптозащиты;

средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

ВВОД.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

ХРАНЕНИЕ.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

возможность централизованного развития вычислительных средств.

1.1 Выявление и моделирование бизнес - процессов

Создаваемая модель бизнес-процессов организации строится на базе построенных бизнес-процессов по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений.

На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и выход. Эти функции распределяются по бизнес-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.

В процессе отображения бизнес-процессов по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий список бизнес-процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы.

Главной целью создания модели бизнес-процессов предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнес-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных.

Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяются по бизнес-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнес-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.

Модель бизнес-процессов ООО «Элси», создана в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.

BPwin - это мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Детальное рассмотрение механизма работы ООО «Элси»:

Закупка товара. В главном офисе с главного склада на данное подразделение "Элси" выписывается товар. Сопроводительные документы: сверка приема на тех.обслуживание, расходная накладная. Там получается товар и привозится сюда. Здесь производится оприходование товара. Сопроводительные документы: накладная на приход товара. Сотрудники склада сравнивают расходную накладную и приходную, если они чего-то не досчитывают, необходимо из нашего прихода удалить позицию, а в главном офисе сделать «Возврат от покупателя» данного подразделения "Элси". Словом, расход в главном офисе = приход в рассматриваемом подразделении.

Хранение товара. Основная часть товара хранится на складе. Остальной товар перемещается на витрину (всего 4 склада: основной-склад, витрина, резерв, брак). Сопроводительные документы для перемещения между складами: внутренняя накладная типа Перемещение.

Продажа товара. Сопроводительные документы: для склада - сверка приема на тех.обслуживание, для покупателя - товарный чек, гарантийное обязательство. Тип расходной накладной зависит от способа оплаты (безнал, товарный чек от ЧП, товарный чек-доплата, кредит, на брак). Безнал в том случае, если оплата осуществляется через электронную систему платежей с помощью пластиковых карт. Для этого установлено необходимое оборудование - терминал. Если покупатель вносит предоплату, то выходной документ - товарный чек-доплата. Этот документ позволит кассе понять разобраться в конце дня, почему не уплачена вся стоимость. Тип документа Кредит в том случае, если покупатель берет товар в кредит. Ну и если по приходу товара появился отказ (то есть не досчитали какой-то отписанный нам товар), то оформляется расходная накладная типа Брак. Если товар чем-то не устроил покупателя, то оформляется Акт по возврату товара по соответствующей расходной накладной. Если сотрудниками склада будет производится сборка купленных компьютерных комплектующих, то оформляется Заказ на сборку. Если произошел недочет товара, он списывается.

Все типовые документы расходных накладных вместе со сверкой приема на тех.обслуживание проходят через кассу, где делается пометка об оплате. После того, как оплата была произведена, покупателю на руки отдается расходная накладная вместе с кассовым чеком. Сотрудники склада в соответствии со сверкой выдают товар, ему же отдается гарантийное обязательство.

Если покупателем является какая-либо организация, желающая оплатить товар банковским переводом, сотрудник магазина выписывает счет с указанными в нем реквизитами. После оплаты лицо, являющееся представителем компании, должен предъявить доверенность на получение товара.

Документ для сотрудников склада - сверка приема на тех.обслуживание.

Доставка товара. Если покупатель изъявляет желание доставить ему товар на дом, обговаривается удобное время для обеих сторон и оформляется накладная на доставку по соответствующей расходной накладной.

1.2 Характеристика вычислительной сети ООО «Элси»

Сеть представлена 6-ю рабочими станциями, выделенным сервером, сетевым коммутатором (свич) и одним сетевым принтером. Построена на основе экранированного кабеля 5-й категории.

Конфигурация рабочих станций: процессор Intel Celeron 2,2 Гц, ОЗУ 256 Мб, HDD 80Гб, на всех машинах установлена ОС Windows XP Professional. Основное ПО: Microsoft Office 2003 (Word, Excel). Каждая рабочая станция имеет выход в Интернет.

Конфигурация сервера: процессор Pentium 4 3,0 Гц; ОЗУ 2 Гб DDR; HDD RAID 2х80Гб. Установлена ОС Windows 2000 Server, прокси-сервер для обеспечения Интернетом.

Групповые и корпоративные информационные системы и соответствующие приложения могут строиться различными способами:

системы на основе локальной сети ПК (файл-серверные приложения);

системы с архитектурой «клиент-сервер»;

системы на основе Internet/Intranet-технологий.

1.3 Архитектура «клиент-сервер»

Технология «Клиент-сервер» - технология, разделяющая приложение- СУБД на две части: клиентскую (интерактивный графический интерфейс, расположенный на компьютере пользователя) и сервер, собственно осуществляющий управление данными, разделение информации, администрирование и безопасность, находящийся на выделенном компьютере. Взаимодействие «клиент-сервер» осуществляется следующим образом: клиентская часть приложения формирует запрос к серверу баз данных, на котором выполняются все команды, а результат исполнения запроса отправляется клиенту для просмотра и использования. Данная технология применяется, когда размеры баз данных велики, когда велики размеры вычислительной сети, и производительность при обработке данных, хранящихся не на компьютере пользователя (в крупном учреждении обычно имеет место именно такая ситуация). Если технология «клиент-сервер» не применяется, то для обработки даже нескольких записей весь файл копируется на компьютер пользователя, а только затем обрабатывается. При этом резко возрастает загрузка сети, и снижается производительность труда многих сотрудников.

Основание для создания автоматизированной системы.

Разработка данной системы осуществляется в рамках автоматизации системы продаж компьютерного магазина ООО «Элси».

Назначение и цель разработки.

Система предназначена для обеспечения оперативности работы магазина и доступа к необходимой информации с целью улучшения качества предоставляемых услуг. Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы, а также осуществлять создание следующих документов:

счет;

расходная накладная (типа безнал, товарный чек, чек-доплата);

акты (типа перемещение, возврат, заказ);

сверка приема на тех.обслуживание;

гарантийное обязательство;

заказ на сборку;

накладная на доставку.

Задачи для автоматизации.

Задачей дипломной работы является составление проекта по разработке автоматизированной системы учета продаж магазина, которая включает:

Порядок хранения товара на складе и отслеживание его внутреннего перемещения;

Оформление продаж товара, выдача необходимой для этого документации;

Порядок доставки товара в удобное для покупателя время.

Пользователи автоматизированной системы.

Пользователями автоматизированной системы будут:

менеджеры;

касса.

Требования к функциональным характеристикам.

1. Программа должна обеспечить возможность выполнения следующих функций:

Система должна обладать набором удобных возможностей по вводу информации в систему;

Система должна вести учет продаж, иметь удобный и достаточный набор информации;

Система должна иметь удобный интерфейс;

2. Исходные данные:

справочник фирм (покупателей);

справочник товаров;

3. Результаты:

формирование необходимой сопроводительной документации;

Требования к надежности.

Предусмотреть контроль вводимой информации.

Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе и системой.

Обеспечить целостность вводимой информации.

Требования к составу и параметрам технических средств.

Система должна работать на IBM совместимых персональных компьютеров.

Минимальная конфигурация:

Тип процессора Celeron и выше;

Объём оперативного занимаемого устройства 128 Mb и больше.

Требования к информационной программной совместимости.

Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (Windows 95/98/2000/NT/XP и т.д.).

1.4 Сравнительный анализ типовых решений

В настоящий момент на рынке представлено большое количество софта, имеющего функциональность для групповой работы с клиентской информацией и анализа результатов этой работы.

По соотношению функциональность - стоимость ПО можно разбить на такие группы:

1. Информационные системы с максимальной функциональностью и стоимостью владения от 1 000 000$

* Siebel (CRM-решение с очень большими расширениями)

* Oracle E-Business Suite (включает функциональный блок CRM)

* SAP/R3 (ERP с функциями CRM)

* Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

Это наиболее функциональные системы, позволяющие повысить эффективность продажам крупного холдинга международного уровня, имеющего сложную технологию взаимоотношений с клиентами. Много функций, много аналитики, много возможностей. Престижно, нравится инвесторам.

Проблема в том, что кроме огромной стоимости, эти программы еще и очень долго (до 2-3 лет) и трудно (требуется серьезное обучение персонала и оптимизация бизнес-процессов) внедряются.

В результате, довольно часто (до 80% случаев по данным зарубежной печати) покупатели не наблюдают тот самый замечательный эффект от внедрения CRM и испытывают разочарование.

2. Информационные системы с мощной функциональностью и стоимостью владения от 200 000$

* Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

* Microsoft Navision (ERP с функциями CRM)

* Microsoft CRM

* BAAN InvensysCRM

От первой группы отличаются ценой и масштабом охватываемой темы. Функциональная и ценовая граница между первой и второй группой размыта. Внедряются несколько быстрее (от 6 месяцев), но также трудно. Перед внедрением необходима работа консультантов по оптимизации бизнес-процессов. Оправдывают затраты в крупных компаниях, имеющих подготовленных специалистов и достаточную IT-культуру.

4. CRM-решения российских системных интеграторов.

* Парус

* Галактика

* И большинство других системных интеграторов

По цене находятся между 3 и 5 группой. Функционал бывает жесткий, бывает настраиваемый, но чаще - пишется под задачи и возможности Заказчика. В принципе, сотрудничество с системными интеграторами удобно для их старых клиентов, тех, кому они уже автоматизировали бухгалтерию, склад и офис (при условии, что обе стороны остались довольны друг другом, что бывает не всегда).

5. Коробочный CRM-софт российских и украинских поставщиков

* Клиент-Коммуникатор

* Sales Expert

* WinPeak CRM

* 1C-Рарус: CRM Управление продажами

* TerraSoft CRM

Главное преимущество такого софта - низкая цена (от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов). Хорош для знакомства с CRM-системами. Внедряется за несколько дней. Но, увы, почти всегда имеет жесткий, мало настраиваемый функционал. Внешне все красиво. Данные, истории, аналитика, но при внедрении оказывается, что эта система не удобна для конкретно ваших продаж. В результате приходится менять на более функциональную или делать неправильный вывод о низкой эффективности всех CRM-систем.

6. Заказные CRM-системы

Здесь все зависит от Подрядчика и Заказчика. Есть много хороших примеров и еще больше - плохих. Как и всякий заказной софт сильно зависит от квалификации Заказчика и Подрядчика.

Можно создать действительно удобную систему, оптимальную для бизнеса и обладающую возможностями для роста функциональности, быстро ее внедрить, удобно интегрировать с другим ПО (чаще всего - со складскими и бухгалтерскими программами) и все это за умеренные деньги. Если бизнес нестандартный или быстро меняется или персонал имеет опыт работы с заказным софтом - скорее всего, подойдет заказной CRM. Он всегда дороже коробочного, в среднем проект может обойтись в 3000$ -10000$.

Глава 2. Разработка приложения

Входящие и выходящие информационные потоки отдела продаж

Блок-схема процесса продажи

Продажа включает в себя следующие функции, являющиеся обязанностями продавца магазина.

Все эти действия сопровождаются соответствующей документацией:

1. Продажа товара покупателю

Продажа товара может начинаться с выписки счета как частному лицу, так и на лицо фирмы. В первом случае счет играет роль некого «черновика», где делается подборка необходимых комплектующих, и если покупателя все устраивает, счет может импортироваться в расходную накладную. Во втором случае, счет нужен для указания реквизитов магазина, необходимых для перечисления денег на его счет фирмой-покупателем, то есть при оплате товара по безналичному расчету.

Продажа осуществляется двумя способами: за наличный расчет и по безналу. И в том и в другом случае создается расходная накладная. В первом случае типа Товарный Чек, во втором - типа Безнал.

В первом случае расходная накладная создается по факту изъявления желания произвести покупку, до оплаты ее. К этому документу в придачу идет Сверка приема на тех обслуживание (она остается сотрудником склада для контроля за товаром на складе), Гарантийное обязательство (оно остается на руках покупателя) и, в случае сборки комплектующих, Заказ на сборку (для сотрудников склада). С этим пакетом документов покупатель идет в кассу, где ставятся соответствующие пометки об оплате и с этими документами далее на склад. В обязанность же продавца входит только выдача сопроводительных документов.

Во втором случае расходная накладная создается по факту оплаты, то есть после перечисления денег на счет магазина. Продавцом выдаются все те же документы, что и в первом случае, на которых кассир должен поставить отметку об оплате, для того, чтобы сотрудники склада на основании этих отметок выдали товар.

Если покупатель испытывает сложности с самостоятельной доставкой товара, то магазином предоставляется бесплатная доставка товара по городу. Для этого продавец создает Накладную на Доставку. Она отдается на руки водителю. Итак, сопроводительными документами при продаже являются:

счет;

расходная накладная (типа безнал, товарный чек, товарный чек-доплата);

сверка приема на тех.обслуживание;

гарантийное обязательство;

заказ на сборку компьютера.

накладная на доставку.

Перечислим основные реквизиты документов:

В Счете указывается:

номер счета;

дата выписки счета;

получатель;

наименование товара;

количество товара;

сумма.

В Расходной накладной типа Товарный Чек указывается:

номер расходной накладной;

тип накладной (типа безнал, товарный чек, чек-доплата, брак);

дата создания накладной;

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

сумма;

В Сверке приема на тех.обслуживание указывается:

номер сверки;

дата сверки;

покупатель;

наименование товара;

склад товара;

количество товара;

сумма.

В Гарантийном обязательстве указывается:

номер гарантийного обязательства;

покупатель;

наименование товара;

срок гарантии.

В Накладной на доставку указывается:

номер накладной;

покупатель;

адрес получателя;

телефон получателя;

склад товара;

наименование товара;

количество товара;

Заказ товара покупателем

Заказ может создаваться как непосредственно по просьбе покупателя, так и, исходя из остатка имеющегося товара, а так же на основе выявленного спроса (согласно вычисленной статистики продаж).

В случае заказа покупателем, им вносится предоплата в размере 50% . Для этого продавец выдает Товарный Чек-Предоплата и с этим документом покупатель идет в кассу, где и вносит первоначальный взнос. После этого продавец обязан проинформировать главного менеджера о поступившей заявке, создав акт о заказе товара. Это можно отнести к задаче продавца.

К задаче же БД можно отнести:

составление статистики продаж того или иного товара для выявления спроса покупателей и определения наиболее востребованного товара, на основании чего можно было бы грамотно составить заказ поставщику.

информирование продавцов о слишком маленьком остатке на складе какого-либо товара с целью его своевременного пополнения, то есть заказа.

Сопроводительными документами при заказе являются:

товарный чек-предоплата;

акт заказа;

В товарном Чеке-Предоплате указывается:

номер товарного чека-предоплаты;

дата товарного чека-предоплаты;

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

цена товара;

сумма;

В акте заказа указывается:

номер акта;

дата акта;

тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

цена товара;

сумма;

примечание.

Резервирование товара для покупателя

Резервирование товара происходит на основании просьбы покупателя в течение 3 дней. Задача продавца в этом случае - создать акт на перемещение товара между складами. То есть переместить желаемый товар с главного склада на склад Резерв.

Задача БД в этом случае - оповестить продавцов об истечении резервируемого срока, чтобы вернуть товар на свою позицию в базе.

Основанием для резервирования товара являются:

акт о перемещении товара;

В нем указывается:

номер акта;

дата акта;

тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

покупатель;

откуда: склад товара;

куда: склад товара;

наименование товара;

количество товара;

сумма;

примечание.

Возврат товара от покупателя

Возврат от покупателя делается на основании принесенного им с собой его товарного чека. По номеру товарного чека находится соответствующая расходная накладная и уже на ее основании продавцом создается акт о возврате товара (до фактического его возвращения). С этим актом покупатель идет на склад, где товар принимается сотрудниками склада и ими же делается пометка о возврате. С этой пометкой покупатель идет в кассу, где ему возвращают соответствующую сумму денег.

Сопроводительные документы при возврате товара:

акт о возврате;

В акте о возврате указывается:

номер акта;

дата акта;

тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

покупатель;

наименование товара;

количество товара;

сумма;

примечание.

На основании всего вышесказанного делаем вывод о том, что является для нашей будущей БД входящей и выходящей информацией.

Итак, на основе расходной накладной, выписанной главным офисом на имя рассматриваемого подразделения фирмы, составляется приходная накладная, которая является источником для пополнения собственной базы данных, то есть вносятся новые позиции пришедшего товара.

В приходной накладной указывается:

наименование фирмы (поставщик);

номер накладной;

дата накладной;

код товара;

наименование товара;

склад товара;

цена товара;

количество товара;

сумма;

При продаже товара источником для изменения в базе является расходная накладная. Когда она выписывается покупателю, товар автоматически удаляется из базы. Если по той или иной причине, покупатель решает сделать возврат купленного ранее товара, продавец выписывает акт о возврате товара покупателем и на основании этого акта, позиция возвращенного товара автоматически восстанавливается в базе.

Выходящими потоками можно считать всю сопроводительную документацию, участвующую в торговле магазина.

Входная и выходная информация

Итак, рассматриваемая нами отношение - продажа. В ней учувствуют следующие актеры:

Продавец Покупатель

В результате имеется 3 сущности: продавец, продажа и покупатель. Определим, какие данные должных храниться в проектируемой БД:

о товаре (группа товара, наименование товара, склад товара, остаток товара на складе, цена за единицу, срок гарантии);

о покупателях (ФИО, адрес, телефон);

о продажах (номер расходной накладной, тип расходной накладной, дата создания накладной, покупатель, наименование товара, кол-во товара, величина скидки, сумма);

о товарах, поставленных в резерв (наименование товара, дата резервирования, кол-во товара)

Теперь определим, какие задачи должна выполнять разрабатываемая АСУ:

возможность ввода данных;

возможность изменения вносимых данных;

возможность хранения вносимых данных;

возможность учета вносимых данных;

вывод статистики продаж;

оповещение;

В следующую таблицу внесем необходимые для разрабатываемой БД данные:

Нормализация данных

Нормализация отношений - это преобразование универсального отношения к их совокупности так, что каждое из полученных отношений содержит только одну полную функциональную зависимость.

Функциональная зависимость -- это такая связь между атрибутами А и В одного и того же отношения, когда каждому значению А соответствует только одно значение В. Атрибут А называют ключом. Ключи могут быть составными, т. е. они могут представлять собой не единичные атрибуты, а группы, состоящие из двух и более атрибутов.

Процесс нормализации включает приведение отношения к трем нормальным формам: устранение повторяющихся групп, удаление частично зависимых атрибутов, удаление транзитивно зависимых атрибутов.

Первая нормальная форма.

поля содержат неделимую информацию;

в таблице отсутствуют повторяющиеся группы.

В результате приведения к первой нормальной форме, получим таблицы:

Товары

Покупатели

Продажи

Резерв

Вторая нормальная форма

таблица должна удовлетворять требованиям первой нормальной формы;

все поля таблицы должны зависеть от первичного ключа, т.е. чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточным;

те поля, которые зависят только от части первичного ключа, должны быть выделены в отдельные таблицы.

Товары

Покупатели

Продажи

Резерв

Третья нормальная форма

таблица должна удовлетворять требованиям второй нормальной формы;

ни одно из неключевых полей не должно однозначно идентифицироваться значением другого неключевого поля.

В результате третьей нормальной формы убираем поле «Сумма» из таблицы «Продажа», так как оно является вычисляемым полем:

Товары

Покупатели

Продажи

Резерв

В итоге, в нашей проектируемой БД получается две справочные таблицы -это «Товар» и «Покупатели» и две транзакционные таблицы - «Продажи» и «Резерв». Справочные, содержат информацию справочного характера, обладают невысокой степенью изменения, выступают в качестве главной таблицы. Должны быть неизбыточными, т.е. хранить только общие сведения для данного предмета. Транзакционные, служат для накопления данных, основанных на значении данных в другой таблице. Таблица «Продажа» связана с таблицами «Товар» и «Фирмы» по составному ключу, то есть по нескольким полям, а именно: через поля «Код товара» и «Код фирмы». Остальные таблицы связаны между собой по Таблицы связаны между собой типом связи "один-ко-многим" - означает, что одной записи главной таблицы в подчиненной таблице может соответствовать несколько записей. Этот вид отношения встречается наиболее часто.

Структура БД: