Самооценка деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод" - дипломная работа

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Н.П.ОГАРЕВА"

Ковылкинский филиал

Кафедра менеджмента организации

УТВЕРЖДАЮ:

Зав. кафедрой

канд. экон. наук, доц.

__________А.В. Ерастова

"__"____________2008 г.

ЗАДАНИЕ НА ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

Студент: Канайкин Владимир Валерьевич

1 Тема Самооценка деятельности организации (на примере ОАО "Ковылкинский электромеханический завод")

Утверждена по МордГу № ________от __________________________

2 Срок представления проекта к защите __________________________

3 Исходные данные для проектирования: учебные пособия, публикации, статистическая отчетность предприятия

4 Содержание дипломного проекта

4.1 Теоретические основы самооценки деятельности организации

4.1.1 Содержание, цель и задачи самооценки деятельности организации

4.1.2 Принципы, методы и процесс проведения самооценки деятельности организации

4.1.3 Модели самооценки деятельности организации

4.2 Исследование возможностей применения самооценки в деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

4.2.1 Характеристика существующей системы оценки деятельности предприятия

4.2.2 Анализ используемых методов оценки деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

4.2.3 Выбор и обоснование модели самооценки деятельности предприятия

4.3 Рекомендации по применению самооценки деятельности в ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

4.3.1 Разработка механизма проведения самооценки деятельности предприятия

4.3.2 Реализация проекта по применению самооценки в ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

4.3.3 Рекомендации по улучшению деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод" по результатам проведённой самооценки

4.4 Компьютерное обеспечение проекта

4.5 Экономическая оценка проекта

4.6 Правовое обеспечение проекта

5 Расчетно-графическая часть: схемы, таблицы, рисунки

6 Приложения __________________________________________

Руководитель проекта

канд. экон. наук, доц.______________________________ Ю.Р. Еналеева

Задание принял к исполнению ____________________

Содержание

Введение

1. Теоретические основы самооценки деятельности организации

1.1 Содержание, цель и задачи самооценки деятельности организации

1.2 Принципы, методы и процесс проведения самооценки деятельности организации

1.3 Модели самооценки деятельности организации

2. Исследование возможностей применения самооценки в деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

2.1 Характеристика существующей системы оценки деятельности предприятия

2.2 Анализ используемых методов оценки деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

2.3 Выбор и обоснование модели самооценки деятельности предприятия

3. Рекомендации по применению самооценки деятельности в ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

3.1 Разработка механизма проведения самооценки деятельности предприятия

3.2 Реализация проекта по применению самооценки в ОАО "Ковылкинский электромеханический завод"

3.3 Рекомендации по улучшению деятельности ОАО "Ковылкинский электромеханический завод" по результатам проведённой самооценки

4. Компьютерное обеспечение проекта

5. Экономическая оценка проекта

6. Правовое обеспечение проекта

Заключение

Список используемых источников

Введение

Деятельность любой организации направлена на создание новой ценности для потребителя. Создание и улучшение качества продукции - это в итоге добавление ценности для людей, а значит, улучшение качества жизни, что в свою очередь, порождает новые потребности и ожидания в отношении продукции и инициирует инновации и улучшение качества. Улучшение качества жизни включает, естественно, сохранение или улучшение окружающей среды.

Улучшение названных объектов предполагает использование различных методов, одним из которых является самооценка. Цель самооценки заключается в предоставлении организации рекомендаций, основанных на фактах, касающихся областей применения ресурсов для улучшения ее деятельности. Именно опираясь на результаты самооценки - предприятие может наметить и реализовать дальнейшие шаги на пути к улучшению.

Важнейшими преимуществами применения самооценки являются получение объективных оценок, основанных на фактах; использование комплекса критериев оценки, широко распространенных в различных странах; внедрение различных инициатив персонала в повседневную деятельность организации; появление возможности распространения лучшего опыта внутри организации, признания достижений отдельных работников и подразделений; использование полученных результатов для совершенствования деятельности организации.

Таким образом, изучение содержания, методов, моделей и процесса самооценки деятельности организации является одним из шагов на пути к осознанию необходимости активного применения инструментов управления качеством в практике деятельности российских предприятий и организаций.

Проблемы непрерывного совершенствования деятельности любой организации находятся в центре внимания теории и практики менеджмента на протяжении многих десятилетий. При этом каждый новый этап развития управленческой мысли выдвигает свои взгляды, подходы, концепции, нацеленные на достижение наиболее значительных успехов в этой области. Среди авторов, рассматривавших самооценку как самостоятельный объект исследования, можно назвать Конти Т., Конка М.Г., Галеева В.И., Дворук Т.Ю., Салимову Т.А., Маслова Д., Бирюкову Л.И.

Разработка эффективного механизма самооценки деятельности предприятия, по-прежнему является важной задачей для предприятий. Актуальность исследования определяется его новизной и значимостью практического применения в определении перспектив применения самооценки в деятельности организации на примере ОАО "Ковылкинский электромеханический завод" Республики Мордовия.

Изучение этой проблематики необходимо как в фундаментально-экономических (собственно научных), так и в прикладных целях (развития регионального и федерального рынка продукции), совершенствованию стратегической системы управления конкурентоспособностью производства, управленческих, финансовых, маркетинговых, договорных, общественно - экономических и других механизмов системы производственного развития предприятия ОАО "Ковылкинский электромеханический завод".

Данный дипломный проект посвящен исследованию самооценки деятельности организации (предприятия), описанию и анализу методов, а также выбору модели самооценки деятельности организации на примере ОАО "Ковылкинский электромеханический завод", определению на основе полученных данных и сделанных выводов, практических рекомендаций по улучшению деятельности организации и разработке механизма проведения самооценки.

Целью данной работы является описание и анализ методов, проблем и перспектив применения самооценки в деятельности организации, а также выбор модели самооценки деятельности организации на примере ОАО "Ковылкинский электромеханический завод" и определение на основе полученных данных и сделанных выводов, практических рекомендаций по улучшению деятельности организации и разработке механизма проведения самооценки.

Важно реализовать также следующие задачи дипломного проекта:

- ознакомиться с современными концепциями самооценочных стратегий управления производством на предприятии;

- рассмотреть достоинства и недостатки различных методов самооценки применительно к предприятию;

- сделать предварительный выбор самооценочной стратегии предприятия, исходя из специфики его деятельности; очертить области планирования, критические с точки зрения их влияния на финансовый результат деятельности предприятия;

- на основе выбранных методов самооценки сформулировать предварительные требования к применению самооценки в системе инструментов совершенствования деятельности на данном предприятии.

Методы дипломного исследования: статистический, аналитический описательный, сравнительный, экономико-сопоставительный.

Методологическую базу и теоретическую основу дипломного исследования составляют разработки и труды известных отечественных, зарубежных специалистов по актуальным проблемам применения самооценки в системе инструментов совершенствования деятельности на предприятии, управления производственной стратегией предприятия, конкурентоспособностью предприятия, а также действующие методические и экономико-нормативные материалы практического характера по актуальным вопросам управления качеством производства в целом.

Предметом исследования в данной дипломной работе являются проблемы проявления самооценки и ее реализация в системе инструментов совершенствования деятельности организации на примере ОАО "КЭМЗ" как одного из важнейших механизмов рыночного регулирования экономической жизни.

Объектом данного исследования является процесс проявления самооценки в системе инструментов совершенствования деятельности организации на примере ОАО "КЭМЗ" Республики Мордовия.

Информационной базой исследования являются экономические монографии по проблемам применения самооценки в системе инструментов совершенствования деятельности организации, формирования производственной стратегии предприятия, управления конкурентоспособностью производства, статистические сборники, нормативно-правовые акты, периодическая печать и публицистика по проблеме, различные экономические журналы и сборники, посвященные вопросам управления и формирования самооценки предприятия.

1. Теоретические основы самооценки деятельности организации

1.1 Содержание, цель и задачи самооценки деятельности организации

Термин "самооценка" впервые появился в психологии. Возник термин в связи с изучением теории личности человека. С психологической точки зрения самооценка - это оценка личностью самой себя, своих возможностей, качеств и места среди других людей [13. c. 1150]. Самооценка личности может быть адекватной и неадекватной. Адекватная самооценка позволяет субъекту отнестись к себе критически, правильно соотнести свои силы с задачами разной трудности и с требованиями окружающих. Неадекватная (завышенная или заниженная) самооценка препятствует выполнению указанных функций. Из этого следует, что адекватная самооценка является необходимым условием формирования личности.

Самооценка возникает под влиянием оценок окружающих и на основе оценки человеком результатов своей деятельности. На ранних ступенях развития ребенка исключительно большую роль в формировании самооценки играют оценки окружающих, поскольку анализ собственной деятельности ему еще малодоступен. Положительные оценки со стороны взрослых являются важным условием сохранения ребенком эмоционального благополучия. В дальнейшем, по мере накопления опыта, все большее значение в поведении человека начинает приобретать оценка результатов собственной деятельности. Постоянно формирующаяся устойчивая самооценка в известной мере эмансипируется от оценок окружающих, становится самостоятельным регулятором поведения ребенка. Иногда возникает расхождение между самооценкой и оценками со стороны окружающих. Если эти оценки выше самооценки, то расхождение между ними может стать фактором, стимулирующим развитие личности, когда человек стремится достигнуть уровня оценки окружающих. При некоторых условиях расхождения между самооценкой и оценками окружающих приводят к острому внутриличностному конфликту и эффекту неадекватности.

Интерес к "самооценке деятельности организации" вырос с момента введения премии М. Болдриджа в 1987 г. и Европейской премии за качество в 1991 г. Появившись первоначально как ответ на вызовы, бросаемые национальными и региональными премиями за качество, самооценка затем расширила свои границы. В последние годы самооценка стала признанным средством совершенствования деятельности организаций. Передовые компании сегодня проводят самооценку не только с целью участия в конкурсах на соискание национальных и международных премий в области качества, но и для непрерывного улучшения характеристики своего бизнеса.

Современные воззрения на менеджмент качества, в концентрированном виде, выраженные в TQM и отраженные в стандартах ИСО серии 9000, определяют самооценку как важнейший инструмент непрерывного улучшения деятельности организации. Самооценку активно начали применять уже после выхода в 1987 г. первой версии стандартов ИСО 9000. Масштабы деятельности по самооценке увеличились в связи с массовым внедрением систем менеджмента качества по стандартам ИСО 9000 версии 2000 г. и проведением различных конкурсов на соискание премий по качеству. ГОСТ Р ИСО 9004: 2001 содержит следующее определение самооценки: "Самооценка -- это всестороннее оценивание, итогом которого является мнение или суждение о результативности и эффективности организации и уровне зрелости системы менеджмента качества" [5. c. 32]. Несмотря на наличие определения, зафиксированного в стандарте, до настоящего времени не существует единого подхода к определению сущности, механизма реализации, а также реакции организации на результаты самооценки. В целом же можно выделить следующие группы подходов, cложившиеся к содержанию категории "самооценка деятельности организации", приведенные в таблице. 1.1.

Таблица 1.1 Подходы к содержанию категории "самооценка деятельности организации"

Самооценка организации является всесторонним и систематическим анализом деятельности организации и результатов по отношению к системе менеджмента качества или модели совершенства (модели премии по качеству). Она может дать общее представление о деятельности организации и степени развития системы менеджмента качества, а также может помочь определить организации области, нуждающиеся в улучшении и приоритеты.

Прежде чем определить цель и задачи самооценки деятельности организации, необходимо выявить основные причины ее проведения. Эти причины исследовались Европейским фондом управления качеством в Великобритании [20. с. 105]. Наиболее важной причиной, побуждающей организации различных сфер деятельности начинать самооценку, является необходимость "получения стимула для постоянного совершенствования". 80 % респондентов оценили по шкале значимости эту причину на уровне от 4 до 5 (шкала от 1 до 5, где 5 -- максимальное значение). Высокий уровень значимости был присвоен и такой причине, как "определение областей деятельности, в которых необходимо ввести улучшения". Немногие респонденты сочли, что участие в конкурсе или стремление к завоеванию национальной или международной премии качества является очень важной причиной для проведения самооценки. Почти четверть всех опрошенных заявили, что "наличие конкурентов, применяющих самооценку", не является важной причиной для начала ее проведения [5. стр.15-18]. Большинство организаций-респондентов считает, что "рост осознания необходимости внедрения положений ТQМ в организации", "стимулирование усилий персонала по внедрению этих положений", а также "рост обязательств высшего руководства, связанных с внедрением положений ТОМ" являются значимыми причинами для того, чтобы приступить к самооценке [7. стр.26-27]. Таким образом, все названные причины могут выступать в качестве целей самооценки. Однако главными из них являются определение сильных сторон деятельности организации, а также областей, где необходимо ввести улучшения и за счет этого поднять деятельность на более высокий уровень (то есть создать основу для постоянного совершенствования деятельности организации). В ГОСТ Р ИСО 9004 : 2001 определено, что цель самооценки заключается в предоставлении организации рекомендаций, основанных на фактах, касающихся областей применения ресурсов для улучшения ее деятельности [5. с. 40]. Самооценка может быть полезной при измерении достижений в сравнении с целями, а также для повторной оценки постоянного соответствия этим целям. Достижение данной цели требует решения целого комплекса задач, важнейшими из которых являются следующие:

-- выбор модели и методов проведения самооценки деятельности организации;

-- обучение персонала фундаментальным подходам и прикладным методам в области менеджмента качества;

-- активное, заинтересованное участие руководства организации в проведении самооценки;

-- создание команды и определение ответственных за проведение самооценки;

-- объединение различных инициатив по совершенствованию деятельности организации в конкретные операции (в том числе в рамках самооценки);

-- принятие обоснованных управленческих решений по результатам самооценки.

Таким образом, самооценка организации - это тщательное оценивание, проводимое по инициативе руководства организации, итогом которого является мнение о зрелости системы менеджмента. Она может использоваться организацией для сравнения своей деятельности с лучшими достижениями внешних организаций и показателями мирового уровня по данному виду деятельности. Самооценку можно рассматривать как управленческий процесс, распространяющийся на все внутренние системы организации, регулярно и систематически возобновляемый с целью проверки и оценки деятельности, постоянного совершенствования деятельности организации и удовлетворения явных и скрытых потребностей клиента.

1.2 Принципы, методы и процесс проведения самооценки деятельности организации

Самооценка деятельности организации зародилась как метод постоянного совершенствования в рамках концепции ТQМ, следовательно, базируется на тех же принципах, что и названная концепция. Реализация данных принципов в процессе самооценки деятельности организации отражена в таблице 1.2. При этом не следует считать этот перечень ни исчерпывающим, ни неизменным. Принципы будут меняться по мере того, как будут развиваться и улучшать свою деятельность организации, стремящиеся к совершенству. Однако все принципы, реализуемые в процессе самооценки, должны базироваться на гуманистическом подходе, сущность которого заключается в том, что процесс самооценки должен постоянно акцентировать внимание на том, как себя чувствуют все его участники, насколько персонал мотивирован, заинтересован в проведении самооценки, на что он жалуется или чему сопротивляется.

Следует отметить, что на основе принципов менеджмента качества выделяются критерии, в соответствии с которыми осуществляется самооценка предприятия. Таким образом, самооценка организаций, направлена на анализ результатов деятельности и существующих подходов к менеджменту. Она является основой при выработке стратегии организации в условиях стремительных изменений внешней среды.

Таблица 1.2 Реализация принципов ТQМ в рамках самооценки деятельности организации

Для большинства компаний самооценка позволяет выявить широкий диапазон областей деятельности, по которым возможно дальнейшее совершенствование, начиная от проблем, требующих стратегического решения, и заканчивая специфическими оперативными задачами.

Объектом самооценки может являться как вся компания, так и некоторые направления деятельности компании, одно из подразделений компании. В конечном счете, непосредственная реализация процедуры самооценки будет зависеть от общей культуры компании и от ее организационной структуры. В настоящее время, в Европе широко применяются несколько различных методов самооценки. Мы рассмотрим шесть различных методов:

1. метод моделирования конкурса;

2. метод формуляров;

3. метод матричных диаграмм;

4.метод рабочей встречи;

5. метод анкетирования;

6. метод равного участия.

Однако необходимо помнить, что какой бы метод не использовался, целью проведения самооценки является непрерывное совершенствование деятельности компании.

Метод моделирования конкурса предполагает подготовку полномасштабного текстового документа на основании выбранной модели управления качеством (рисунок. 1.1). Использование данного метода требует наличия команды опытных экспертов. Для самооценки одного из подразделений компании можно привлекать сотрудников других подразделений или филиалов этой же компании. В случае, когда оценивается компания в целом, желательно привлекать независимых экспертов из других компаний.

Процесс необходимо повторять ежегодно, добиваясь непрерывного совершенствования деятельности. Важно отметить, что в целом метод моделирования конкурса обеспечивает всесторонний анализ деятельности компании и высокую точность получаемых результатов.

Рисунок 1.1 -Общая схема метода моделирования конкурса

Применение метода формуляров предполагает использование типовых проформ, с помощью которых можно сократить общий объем работ, связанных с самооценкой. Как правило, для каждой из составляющих частей критерия отводят отдельную страницу-формуляр. В верхней части формуляра может приводится описание составляющей критерия, немного ниже -- области деятельности, к которым обращен данный критерий. Остальная часть страницы разбивается на разделы, в которых указываются сильные стороны, области деятельности, требующие совершенствования, и факты, на основании которых были сделаны выводы.

Документ подготавливается отдельными сотрудниками компании или группами сотрудников, после чего опытные эксперты производят подсчет баллов. Зачастую для проверки результатов самооценки привлекается группа экспертов из других организаций.

Если компания достаточно большая и состоит из нескольких подразделений, то можно сопоставить формуляры, полученные из различных подразделений, и определить сильные стороны и области, требующие совершенствования, для компании в целом. На основании полученных результатов текущая стратегия компании может быть пересмотрена и разработан широкомасштабный план мероприятий по совершенствованию деятельности. Важно помнить, что описанный метод необходимо применять систематически, добиваясь непрерывного совершенствования деятельности компании.

Метод матричных диаграмм предполагает заполнение специальной матрицы, в которой приводятся результаты, достигнутые компанией с точки зрения критериев выбранной модели управления качеством. За каждый результат начисляется определенное количество баллов, обычно по шкале от 0 до 10. Хотя каждая компания по-своему уникальна и сталкивается с присущими ей одной проблемами, использование матричных диаграмм помогает оцениванию критерия на практике и обеспечивает простое и быстрое средство оценки достигнутого прогресса. Этот метод применяется на любом уровне компании, он может осуществляться либо руководством компании, либо группой отобранных сотрудников из оцениваемого подразделения. Обычно составление матричной диаграммы представляет собой один из четырех этапов метода рабочей встречи, который помогает руководству самостоятельно планировать и осуществлять мероприятия, предназначенные для непрерывного совершенствования деятельности.

Использование метода матричных диаграмм в практике работы компании может включать в себя следующие этапы:

1. Краткий инструктаж (необходим для ознакомления членов команды экспертов с содержанием полей матрицы и ожидаемыми результатами).

2. Индивидуальная оценка (во время краткого инструктажа каждый эксперт получает рабочую тетрадь с матрицей показателей). Эксперт оценивает результаты деятельности подразделения и с помощью цветных карандашей закрашивает отдельные клетки матрицы. Помимо самой матрицы, в рабочей тетради содержатся инструкции по применению метода матричных диаграмм.

3. Выработка согласованного решения (примерно через неделю проводится однодневная рабочая встреча, во время которой эксперты вырабатывают единое согласованное решение). В этом им помогает опытный специалист-консультант. Несмотря на то, что консультант тоже является экспертом, он не занимается непосредственным оцениванием деятельности подразделения. Задача консультанта заключается в том, чтобы, используя методы эффективной аргументации и доказательства, помочь экспертам выработать единое мнение.

4. Планирование действий (на заключительном этапе проводится совещание по планированию действий, в ходе которого эксперты, основываясь на выработанном ранее едином мнении и с учетом всех представленных замечаний, разрабатывают план мероприятий по совершенствованию деятельности компании).

Рабочие встречи желательно проводить один раз в 6--12 месяцев, систематически анализируя достигнутый прогресс. Основное преимущество метода рабочей встречи заключается в том, что он требует активного участия руководителей подразделения, осуществляющего самооценку. Руководители отвечают за сбор и предоставление данных. Собранная информация является отправной точкой для принятия согласованного решения. Как показывает опыт организаций, применяющих этот метод СДО, для более эффективной реализации метода желательно дополнительно привлекать двух опытных экспертов-консультантов. Лучше всего, если один из них является сотрудником того подразделения компании, которое осуществляет самооценку, а второй -- сотрудником другого подразделения компании.

Метод рабочей встречи включает в себя следующие этапы:

- обучение;

- сбор данных;

- рабочая встреча для подсчета баллов;

- согласование действий;

- анализ достигнутого прогресса.

Обучение начинается с изучения учебных материалов, в которых рассматриваются типичные ситуации, возникающие в процессе самооценки. Желательно сделать это накануне дня занятий. Непосредственно в день занятий на утреннем заседании участникам раздают краткое описание модели качества и инструкцию с правилами подсчета баллов, после чего проводится обсуждение материала, прочитанного накануне. После обеда обучаемые упражняются в практическом подсчете баллов, в результате чего удается проанализировать всевозможные ситуации, которые могут возникнуть в процессе непосредственного применения метода.

Следующий этап -- сбор данных. Опыт применения метода рабочей встречи показывает, что начинать необходимо со сбора данных. Для выполнения этой задачи у руководителей должно быть достаточное количество времени.

После завершения сбора данных проводится рабочая встреча для подсчета баллов. Ниже приводится примерный план действий отдельных руководителей по сбору и предоставлению информации по каждой из составляющих частей критерия. Порядок обсуждения представленных результатов должен соответствовать порядку, в котором исследовались критерии. Как правило, рабочая встреча проводится в течение одного дня или полутора дней. Выбор критериев зависит от множества факторов, в том числе от выбранной руководством компании модели управления качеством.

Сразу после окончания рабочей встречи считается целесообразным переходить к этапу планирования действий. Метод предполагает, что руководители назначают конкретную дату, когда они соберутся для согласования плана действий. Обычно отдельные руководители берут на себя ответственность за подготовку решений по конкретным областям деятельности, входящим в сферу их компетенции, а также подготавливают ряд конкретных предложений, которые будут представлены на рабочей встрече по согласованию плана действий. Необходимо организовать работу таким образом, чтобы анализ прогресса, достигнутого в результате выполнения действий по результатам самооценки, осуществлялся во время традиционного обсуждения дел в компании (например, на планерках), а не выглядел специфическим мероприятием. Как и в случае использования других методов, метод рабочей встречи желательно применять систематически.

Метод анкетирования является одним из наименее ресурсоемких, и при наличии разработанного и проверенного вопросника самооценка может быть осуществлена довольно быстро. Этот метод очень удобен для определения мнений сотрудников компании и может применяться одновременно с методом рабочей встречи, обеспечивая более сбалансированную оценку ситуации. Существует огромное количество разнообразных анкет. Они содержат исчерпывающий список вопросов, с помощью которых можно проанализировать реальное положение дел на предприятии. Анкеты могут быть взяты из известных изданий по экономике и менеджменту либо же разработаны внутри самой компании.

Этот метод сравним с методом моделирования конкурса с точки зрения полноты предоставляемой информации, затрат времени и ресурсов. Его отличительной особенностью является то обстоятельство, что он обеспечивает подразделению, осуществляющему самооценку, абсолютную свободу в подготовке документов, на основании которых осуществляется анализ. Предполагает активное взаимодействие администрации подразделения с опытными экспертами из числа управляющих, не являющихся сотрудниками данного подразделения. Они должны помочь подразделению объективно разобраться в своей деятельности, но при этом в их обязанности не входит вынесение какого-либо суждения, предоставление совета или консультации. Комбинирование усилий администрации с посещением компании независимыми экспертами в состоянии обеспечить высокую точность подсчета баллов и учет различных мнений, высокую степень ответственности подразделения и всестороннее функциональное изучение ситуации экспертами.

Для реализации метода равного участия требуется несколько этапов.

После принятия решения о проведении самооценки организуется рабочее совещание с участием представителей администрации, во время которого члены команды ближе знакомятся с процедурой самооценки, распределяют роли и ответственность, собирают некоторые исходные показатели в соответствии с моделью управления качеством. Затем самым тщательным образом собираются данные о подразделении, необходимые для самооценки в соответствии с моделью управления качеством. Этот этап может заключаться в обычном сборе и сортировке различных документов или же он может потребовать существенных усилий всего подразделения по подготовке документа, аналогичного заявке на участие в конкурсе качества. Для получения необходимой информации можно разослать конфиденциальный вопросник случайно отобранным сотрудникам подразделения. После этого собранные данные анализируются командой опытных экспертов, которые встречаются накануне посещения подразделения и подготавливают план проведения экспертизы. На следующем этапе команда экспертов посещает подразделение. В первый день они встречаются с администрацией и пытаются получить представление о политике, стратегии и основных методах работы подразделения, а также о достигаемых результатах. На второй день эксперты встречаются с небольшими группами управляющего персонала высшего и среднего уровней и пытаются определить процессы, которые в состоянии повысить эффективность методов, используемых в подразделении. На третий день эксперты активно обмениваются мнениями со случайным образом отобранными группами сотрудников и пытаются выяснить их мнение о перспективах развития подразделения.

Результатом посещения подразделения является "Диаграмма данных" подразделения, выраженная в терминах позитивной или негативной информации. Основное преимущество данного подхода заключается в том, что он позволяет всесторонне оценить деятельность подразделения, и в этом оценивании участвуют все его части.

Далее эксперты в течение дня самостоятельно анализируют "Диаграмму данных" с точки зрения выбранной ими модели управления качеством для развития бизнеса. Вскоре после посещения подразделения эксперты встречаются с администрацией для обсуждения заключения. На основании заключения разрабатывается план мероприятий, направленных на дальнейшее совершенствование работы подразделения и решения принимаются администрацией подразделения без непосредственного участия экспертов.

Метод равного участия обеспечивает участие в процессе самооценки не только сотрудников подразделения, но и их коллег из других отделов компании. Это позволяет осуществить обмен опытом и более всесторонне исследовать критерии, как со стороны экспертов, так и со стороны администрации компании. Ещё одним преимуществом этого метода является тот факт, что данный метод обеспечивает исчерпывающий список сильных сторон и областей деятельности, требующих дальнейшего совершенствования.

Процесс самооценки необходимо систематически повторять, причем время между повторениями должно быть достаточным для внесения необходимых изменений. Для достижения максимальной отдачи, как, впрочем, и в случае использования других методов, необходимо заручиться одобрением высшего руководства компании. Это одобрение может быть гарантировано в том случае, когда в качестве экспертов выступают старшие управляющие, ответственные за различные направления деятельности компании.

Каждый из названных методов обладает как определёнными достоинствами, так и недостатками, основные из них представлены в таблице 1.4

Таблица 1.4 - Характеристика методов самооценки деятельности организации

Таким образом, изучив основные методы самооценки деятельности организации, мы можем сделать вывод, что невозможно разработать какой-то единственный метод и успешно применять его на всех уровнях и для всех компаний. Каждой компании нужно выбирать свой метод, который будет учитывать имеющиеся возможности и потребности необходимые для получения наибольшей отдачи от проведения самооценки. Однако следует отметить, что выбор подхода и метода зависит в первую очередь, от целей проведения самооценки, имеющихся ресурсов, размера организации, сферы деятельности. Организация может выбирать комбинации тех или иных методов самооценки.

Процесс установления целей и поиска возможностей улучшения должен быть постоянным, при этом следует использовать наблюдения аудита (проверки) и заключения по его результатам, анализ данных, анализ со стороны руководства и другие средства. Этот процесс обычно ведет к корректирующим или предупреждающим действиям.

Под термином "процесс самооценки организации" мы понимаем совокупность мероприятий, направленных на изучение состояния и возможностей компании. Большое значение имеет выявление как положительных, так и отрицательных сторон функционирования организации. Он позволяет компании лучше осознать свои сильные стороны и определить те области своей деятельности, совершенствование которых может привести к продвижению в бизнесе. Одним из основных моментов процесса самооценки является определение критериев оценки.

При внедрении процесса самооценки в организации список критериев может быть подобран произвольно, в зависимости от менеджмента компании и от желания руководства импровизировать и экспериментировать. Сотрудники компании должны пройти предварительное обучение, в результате которого они смогут понять важность и необходимость этой процедуры. После того как обучение проведено, следует создать инициативную группу из ключевых сотрудников организации. Их задача - выбрать критерии оценки, определить значимость каждого критерия, разработать план и общую систему проведения самооценки. Далее на базе инициативной группы необходимо создать рабочие группы, которые будут непосредственно оценивать деятельность организации по выбранным критериям. В рабочие группы могут входить как сотрудники инициативной группы, так и линейные менеджеры. Принцип их выбора прост: рабочие группы составляют профессионалы, которые хорошо знакомы с работой организации.

Процесс самооценки предполагает выполнение определенной последовательности действий, однако, как и любой другой процесс, он имеет свои входы и выходы (рисунок 1.2) [19. с. 22]. Источниками информации для проведения самооценки могут выступать миссия и цели организации; данные о результатах деятельности в различных областях; сведения о результатах деятельности конкурентов; критерии модели Премии Правительства РФ в области качества. Результатами данного процесса должны стать предложения по улучшению деятельности, определение целей улучшений и встраивание их в процесс планирования. В конечном счете, непосредственная реализация процесса самооценки будет зависеть от общей культуры компании и от ее организационной структуры.

Рисунок 1.2 - Схема процесса самооценки

Процесс самооценки осуществляется в несколько этапов (рисунок 1.3)

Сразу же после проведения самооценки могут возникнуть следующие вопросы:

1. Какие из установленных сильных сторон компании необходимо поддерживать в дальнейшем для достижения максимального эффекта?

2. Какие из установленных сильных сторон компании необходимо развивать дополнительно?

3. Какие из областей деятельности, требующих дальнейшего развития, мы не станем развивать дальше, так как они не являются важнейшими с точки зрения нашего бизнеса?

4. Какие из областей деятельности, требующих дальнейшего развития, мы действительно намерены развивать, как задачи первостепенной важности?

5. Как мы собираемся контролировать прогресс, достигаемый в результате осуществляемых мероприятий?

Рисунок 1.3 - Основные этапы проведения самооценки

Результатом самооценки является целенаправленное планирование мероприятий, строгое выполнение которых приводит к достижению реального прогресса. При проведении повторной самооценки вместо подготовки нового отчета можно внести произошедшие изменения в предыдущий отчет и после этого проводить экспертную оценку. Самооценка может осуществляться как для всей компании, так и для некоторого направления деятельности компании, для одного из подразделений компании.

1.3 Модели самооценки деятельности организации

Самооценка деятельности организации, как правило, проводится в сравнении с какой-либо моделью, выбранной в качестве эталона. В настоящее время существует достаточно много моделей самооценки деятельности организаций по различным, заранее определенным критериям. На наш взгляд, все модели можно классифицировать в зависимости от двух основных признаков: сферы распространения и целей проведения самооценки (рисунок 1.4).

Как видно из рисунка, в зависимости от сферы распространения можно выделить следующие модели самооценки деятельности организации.

Рисунок. 1.4 - Классификация моделей самооценки деятельности организации

Международные -- модели самооценки деятельности организации, признанные в качестве приоритетных на международном уровне и активно применяемые в значительном количестве стран. Например, модель совершенства, которая является основой для создания большинства национальных моделей стран Европы, активно используется организациями различных стран мира [4. c. 20].

Европейский фонд менеджмента качества (EFQM) был создан с целью пропаганды передовых технологий менеджмента в Европе. Организованный в 1988 г, он объединил усилия наиболее успешных компаний по распространению последних достижений в менеджменте. В результате в 1991 была разработана Модель делового совершенства EFQM , на основе которой в 1992 году была присуждена первая Европейская премия по качеству. В 2001 г. была введена новая схема признания успехов организаций в применении Модели, известная как "Уровни Совершенства". Схема п ...........