37

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА ПРАВА

Кафедра Документознавства

Використання різних джерел інформації для

підготовки та прийняття управлінських рішень.

Курсова робота з дисципліни "Інформіційно-аналітична діяльність"

ВИКОНАЛА:

студентка ІV курсу

групи ДМ-

Київ-2004

ЗМІСТ

Вступ

Розділ І. Управлінські рішення

§1 Суть управлінських рішень, їх функції та класифікація

§2 Планування як вихідний етап розробки та прийняття рішення

§3 Процес розробки рішення як складова частина теорії прийняття рішень

Розділ ІІ. Інформація та управління

§1 Поняття „Інформація”

§2 Роль інформації в управлінні

§3 Джерела інформації в системі інформаційної діяльності

3.1 Електронні джерела інформації

3.2 Друковані видання як джерело інформації для підготовки управлінських рішень

3.3 Реклами, виставки та конференції як джерело інформації

3.4 Консультативні послуги як джерело інформації

Розділ ІІІ. Інформація в теорії підготовки та прийнятті управлінських рішень

§1 Інформаційне забезпечення управління для прийняття рішень.

§2 Дослідження кількісного використання інформації в організаціях та на підприємствах для прийняття рішень.

Висновки

Список використаних матеріалів

ВСТУП

Управління будь-якою соціальною системою передбачає цілеспрямований вплив субєкта управління на виробничо-господарську діяльність обєкта управління для забезпечення оптимального функціонування та розвитку останнього, створення нормальних умов праці та задоволення соціальних потреб членів колективу. Цей вплив здійснюється насамперед розробкою планової програми діяльності соціальної системи. Однак, у звязку з динамічним характером виробничо-господарського процесу, умови функціонування системи постійно змінюються, що проявляється у виникненні різноманітних виробничо-господірських ситуацій, відхиленні від планової програми розвитку обєкта управління.

Виробничо-господарські ситуації можуть бути наперед передбачуваними (мати плановий характер) або виникати випадково, у звязку з не передбачуваними обставинами. У будь-якому випадку виникнення певної господарської ситуації супроводиться порушенням звязків, що склалися у підприємстві, зміною окремих елементів обєкта управління: трудових ресурсів, основних і оборотних фондів, технології діяльності тощо. Все це зумовлює потребу втручання в хід господарського процесу, тобто прийняття і реалізації управлінського рішення у звязку з виникненням ситуації, що характеризується певними кількісними та якісними параметрами.

Вихід з ситуації, що склалася, може бути здійснений у різні строки, різними шляхами та із залученням більших чи менших засобів. Усі ці аспекти мають бути враховані при розробці управлінського рішення.

Відомо, що роль інформації в управлінському процесі надзвичайно велика. Циркуляція інформації в суспільстві це головний показник, завдяки якому можна судити про необхідність і потенційність цілісності її існування. Потік інформації, з яким кожен день зустрічається індивід, представляє собою дуже складне, багаточисленне та полісемантичне утворення. Вивчення його структури призводить до аналізу взаємодії людей в процесі виробництва, передачі та використання інформації.

Досліджуючи тему курсової роботи, я порушую питання використання різних джерел інформації для підготовки та прийняття управлінських рішень. Отже, актуальність даної теми полягає в дослідженні джерел інформації під впливом яких відбувається планування та прийняття управлінських рішень. Розкриваючи поняття управлінського рішення, я доводжу роль та важливість інформації в цьому не простому процесі. Крім того, з практичного досвіду різних підприємств я намагаюся представити кількісні показники використання інформації при прийнятті управлінських рішень та деякі недоліки, яких припускаються управлінці у своїй діяльності.

Предметом даного дослідження являється процес використання джерел інформації при формуванні управлінських рішень, а обєктом вивчення даної теми є управлінські рішення як основний засіб впливу керуючої системи на керовану.

Мета і завдання даного дослідження - подати необхідне системне представлення про сутність, структуру, функції та вплив джерел інформації на прийняття управлінського рішення.

Проводячи своє дослідження я використала значний інформаційний фонд, який стосується даної теми. Слід відзначити, що ці фонди не повністю розкривали дану тему, деяких питань зовсім не було розглянуто в даних працях, що свідчить про невелику базу, по цій темі. Крім того я помітила, що провідні вчені мало приділяють уваги даній темі.

Джерелами, які були опрацьовані мною, являються переважно навчальні посібники для студентів вищих закладів освіти, монографії, а також рідше автореферати.

РОЗДІЛ І. УПРАВЛІНСЬКІ РІШЕННЯ

§1 Суть управлінських рішень, їх функції та класифікація.

Роль рішення в управлінському процесі надзвичайно велика. Керувати - це значить вирішувати будь-яке завдання для досягнення певної мети. рішення має універсальний характер, що витікає із специфіки людської діяльності, свідомої і цілеспрямованої.

Виходячи із його універсального характеру, ряд авторів висловлюють різне тлумачення поняття управлінського рішення.

Професор Русинов Ф.М. під управлінським рішенням розуміє знаходження певного варіанту дій, сам процес діяльності і її кінцевий результат. Коли говорять про вирішення проблем, використовують цей термін в трьох значеннях: 1) знайдений, але ще не здійснений варіант дій; 2) сам процес вирішення проблеми, тобто усунення деяких перешкод і труднощів на цьому шляху; 3) підсумок діяльності.[10, с.10]

Категорія „управлінського рішення” як відмічають Райзберг Б.А. та Фатхутдинов Р.А має багато аспектний зміст. В широкому розумінні управлінське рішення можна розуміти як вираження процесу управління на його заключній стадії, як підлягаючу виконанню команду, що надходить від керуючої до керованої системи. Управлінське рішення має соціально-економічну природу. Воно повязане з діяльністю людини, яка керує іншими людьми і використовує при цьому всі свої здібності, вміння, знання і навички. Можна виділити три взаємоповязані аспекти управлінського рішення.

По-перше, управлінське рішення - це вид діяльності, що проходить в керуючій системі і повязаний з підготовкою, знаходженням, вибором і прийняттям певних варіантних дій. В цьому аспекті управлінське рішення - вид роботи в апараті управління, певний етап процесу управління.

По-друге, управлінське рішення - це варіант впливу керуючої системи на керовану та формула впливу. В цьому розумінні управлінське рішення є описом передбачуваних дій керуючої системи по відношенню до керованої.

По-третє, управлінське рішення - це організаційно-правова діяльність керівника в керованій системі. Приділяючи увагу цьому важливому аспекту, управлінське рішення інколи визначають як акт організаційно-практичної діяльності керівника і апарату управління, який здійснюється по раніше розробленому і свідомо вибраному варіанту. Розуміння управлінського рішення тільки в такому трактуванні розкриває його повний зміст. Для правильного розуміння управлінського рішення необхідно завжди враховувати всі три його аспекти в поєднанні і взаємозвязку.

Управлінське рішення як специфічний вид діяльності людини в процесі управління можна уявити в вигляді послідовності певних операцій. Це перш за все розробка варіантів дій, вибір варіанту, його прийняття, (затвердження) і здійснення.

Рішення охоплює всю сукупність вказаних операцій, є поєднанням інтелектуальної діяльності в керуючій системі з організаційно-практичною діяльністю в керованій системі. Рішення знаходиться на межі процесу виробництва. Воно є важливою ланкою відносин управління, звязуючим фактором керуючої і керованої системи.

Прийняття управлінського рішення - це процес вибору розумної альтернативи вирішення проблеми, що є вирішальним в системі управління. Результати реалізації прийнятих управлінських рішень - це найбільш обєктивна оцінка мистецтва керівника.

Завадський Й.С., Глушко В.П., Галькович Р.С. і Набоков В.І. та інші відмічають, що управлінське рішення - це своєрідний соціальний акт, який містить постановку мети, завдань, а також загальні чи більш конкретні вказівки для засобів їх здійснення. [10, с.12]

Рішення - один із необхідних моментів вольової дії керівника. Швидкість, правильність і чіткість рішень залежить від уміння керівника творчо мислити, від його особистих якостей (рішучість, ініціативність, сміливість, прагнення до самостійного виконання покладених на нього обовязків) і від його організаторських здібностей.

Необхідність прийняття рішень виникає в силу впливу внутрішніх і зовнішніх обставин. В даному випадку, рішення виступає як відповідна реакція на ці впливи.

Зміст управлінського рішення можна розкрити в його функціях, які воно виконує в загальній системі управління господарською діяльністю, організацій і підприємств: керуючій, координуючій та мобілізуючій.[10, с.14]

1. Керуюча функція. Будь-яке рішення розробляють, виходячи з певної стратегії управління соціально-економічною системою організації чи підприємства, тобто з урахуванням довгострокової перспективи. Виходячи з стратегічної лінії розвитку, у рішенні ставиться конкретне завдання, яке потрібно виконати в певний строк. При цьому найкращих результатів досягають у тих випадках, коли поставлене завдання забезпечує реалізацію принципу: те, що вигідно підприємству чи організації, має бути вигідним і окремому працівнику.

2. Координуюча функція (узгодження). Управлінське рішення визначає місце кожної ланки, підрозділу, працівника у вирішенні поставлених завдань, погоджує та взаємно повязує їхні дії та необхідні ресурси у часі та просторі. Таким чином, функція координації та узгодження у поєднанні з іншими заходами покликана забезпечувати чітку погодженість дій всього трудового колективу, ритмічність виконання виробничої програми.

3. Мобілізуюча (стимулююча) функція. Завдання цієї функції полягає у забезпеченні найбільш повної активізації окремих виконавців чи трудових колективів для досягнення, сформульованої у рішенні, мети.

Приймаючи управлінське рішення, необхідно забезпечувати наявність усіх розглянутих функцій. Недооцінка ролі будь-якої з цих функцій на практиці призводить до нерозуміння мети та завдань, які стоять перед конкретними колективами, непогодженості в діях, до безініціативності, а нерідко і до порушення трудової дисципліни.

Управлінські рішення відрізняються великим різноманіттям і можуть класифікуватися за різними ознаками. Класифікація їх розглядається як складний логічно-пізнавальний процес. Вона дозволяє розчленувати багато рішень на істотно однорідні частини, упорядкувати їх і виявити загальні закономірності, а також характерні особливості, притаманні окремим їх видам. По кожному виду рішень може бути розроблена система інформації, яка правильно орієнтує керівників і спеціалістів при підготовці рішень, виборі кращого варіанту прийняття рішення.

Дослідженнями доведено, що управлінські рішення можна класифікувати за різними ознаками: обєкту і субєкту управління; соціальному значенню мети і завдань, що в них містяться; тимчасовому критерію, в залежності від стадії процесу управління, на якій приймаються рішення; від рівня інформованості про середовище і напрямки керованості системи, характеру і змісту рішень, рівня деталізації в них вказівок, обовязковості виконання, наявності кількісних і некількісних характеристик і т. д.

Прохожев А.О. відмічає, що залежно від масштабів , а точніше від рівня рішень, їх можна класифікувати таким чином:

Стратегічні рішення. Рішення самого високого рівня, які приймаються у відношенні стратегічних проблем вищим керівництвом певної системи. На цьому рівні важливим фактором при прийнятті рішення є взаємовідносини між окремими системами в звязку з чим потрібно, щоб особи, які приймають рішення, володіли високим мистецтвом управління.

Поточні рішення. Рішення, що приймаються на всіх рівнях управління і відносяться до щоденних, поточних питань.

В залежності від рівня рішення і масштабів системи управління методи прийняття рішень різні, але в кожному випадку результати рішень в обовязковому порядку повинні перейти в стадію практичного здійснення або спричинити ланцюг нових рішень на більш низькому рівні з подальшою їх реалізацією. Результати цих дій породжують новий цикл рішень, які виступають уже як зворотній звязок і дозволяють оцінити правильність початкового рішення.

Певний інтерес представляє класифікація управлінських рішень дана М. Месконом, М. Альбертом і Ф. Хедоурі, які виділяють організаційні, інтуїтивні і раціональні рішення.

Організаційні рішення - це вибір, який повинен зробити керівник, щоб виконати обовязки, обумовлені займаною посадою. Мета організаційного рішення - забезпечити рух до поставлених перед організацією завдань. Організаційні рішення можна розділити на дві групи: запрограмовані, незапрограмовані. В запрограмованому рішенні число можливих альтернатив обмежено і вибір повинен бути зроблений в межах напрямків, заданих організацією. Незапрограмовані рішення - це рішення, які вимагають в певній мірі нових ситуацій; вони внутрішньо не структуровані або поєднані з невідомими факторами.

Раціональне рішення - це вибір, закріплений результатами обєктивного аналізу. Раціональне рішення, на відміну від заснованого на міркуваннях, не залежить від досвіду, накопиченого в минулому.

Кабушкін Н.І. відмічає, що при розгляді процесів прийняття рішень слід враховувати два моменти [12, с. 45]:

1. Приймати рішення, як правило, порівняно легко, але прийняти правильне рішення важко;

2. Прийняття рішення - це психологічний процес, тому не дивно, що способи, які використовує керівник для прийняття рішень, коливаються від спонтанних до високологічних. Звідси можна стверджувати, що процес прийняття рішень має інтуїтивний, заснований на міркуваннях, раціональний характер.

§2 Планування як вихідний етап розробки та прийняття рішення.

Для ефективної діяльності людей, які працюють спільно при виробництві матеріальних благ чи послуг в організаціях, важливою умовою їх діяльності є чітке розуміння визначених цілей і завдань, методів їх здійснення. Інакше кажучи, щоб колективні зусилля були успішними, люди повинні знати, чого від них очікують. Саме це забезпечує функція управління - планування.

Воно полягає у виборі як для організації в цілому, так і для кожного підрозділу відповідного чину дій з майбутніх можливих альтернатив, у визначенні шляхів вирішення завдань і досягнення цілей. Таким чином, планування - це прийняття заздалегідь рішення про те, що робити, як робити, хто буде робити. Отже планування - це функція управління, змістом якої є визначення цілей діяльності та шляхів їх досягнення.

Серед інших функцій управління (організація, мотивація, контроль) планування грає провідну роль, оскільки діяльність керівників з цих функцій спрямована на те, щоб сприяти досягненню запланованих цілей. Очевидно, що планування логічно передує виконанню всіх інших функцій, передбачаючи напрямки дій по них: адже ж цілі визначаються до того, коли вже відомо, які будуть потрібні організаційні взаємозвязки, які знадобляться особисті якості, який вид контролю належить застосувати. Крім того, вся решта функцій повинні плануватися, щоб успішно здійснюватися. Сенс планування - це природний міст між минулим і майбутнім. Відомий французький вчений в області менеджменту А. Файоль писав: „Планування дій - це водночас і передбачений результат, і напрямок дій, яким треба йти, і етапи, які треба пройти, і методи, які належить застосувати. Це свого роду картина майбутнього, у якій наближені події окреслені з деякою певністю, в той час як віддалені події виступають все менш і менш виразно.” Важливо розуміти, що планування виражає собою навмисне намагання вчинити вплив на майбутні зміни, управляти їх розмахом, швидкістю і наслідками. Отже, воно дає змогу здійснитися тому, що за інших обставин могло і не статися. Таким чином, планування - це організоване продумування рішень замість спонтанного їх прийняття. Тобто протилежністю планування є імпровізація, коли рішення ухвалюється після отримання реальних даних про подію, яка вже здійснилась, і виконавець лише узгоджує свої дії з ситуацією. [3, с.38-42]

Планування вважають чудовим досягненням людської думки. Р.Акофф, відомий американський вчений - управлінець, пише так: „Мудрість - це здібність передбачати віддалені наслідки дій, які здійснюються, готовність пожертвувати теперішньою вигодою заради більших благ у майбутньому і уміння управляти тим, що є керованим, не засмучуючись із - за того, що не є керованим ... Планування це зброя мудрих ... Планування це один з самих складних і нелегких видів розумової праці, доступних людині” [8, с.16].

Таким чином, планування грає особливу і провідну роль в динамічних ринкових умовах. При зрілому ринку організації всіх типів планують все більше аспектів своєї діяльності і на більш віддалені роки, планують, все менше опираючись на інтуїцію, а все більше - на аналіз. Інтенсивні зміни і економічний зріст створюють додаткові можливості успіху на ринку.

Плани є засобом координації діяльності різних підрозділів при прийнятті управлінських рішень. В планах визначають наявні ресурси, необхідні для досягнення накреслених цілей в межах конкретного періоду. Плани охоплюють діяльність виробничих підрозділів, тому прийняття управлінських рішень здійснюється в межах своїх планів. Перевага планів перед правилами заключається в тому, що вони являються більш гнучкими і їх легше пристосувати до змінюючих умов. В той же час план повинен бути не догмою, а гнучким інструментом. Успішно діяти в ситуації, яка безперервно змінюється, може той, хто не просто стежить за змінами, і використовує нову інформацію для оперативного коригування власної дійсності.

Таким чином, призначення планування як функції управління заключається в прагненні завчасно врахувати по можливості всі внутрішні і зовнішні фактори, які забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємства. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з врахуванням можливостей найбільш ефективного використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і підприємством в цілому. Тому планування покликане забезпечити взаємозвязок між окремими структурними підрозділами, включаючи весь технологічний ланцюг; наукові дослідження і розробки, виробництво і збут. Ця діяльність спирається на виявлення і прогнозування споживчого кошика, аналізу і оцінці наявних ресурсів і перспективи розвитку господарської конюнктури.

В залежності від змісту цілей і завдань можна виділити такі форми планування: перспективне стратегічне планування (прогнозування), середньострокове (тактичне) та поточне (оперативне) планування.

Стратегічне планування (вищий рівень) - це спроба поглянути у майбутнє, оцінити, які тенденції спостерігаються в його оточенні; визначити, якою буде поведінка конкурентів. Головне завдання планування на цьому рівні полягає в тому, щоб визначити, як організація буде себе вести в своїй ринковій ніші.

Тактичне (середньострокове) планування визначає проміжні (середньострокові) цілі на шляху досягнення стратегічних цілей і завдань. Тактичне планування по своїй суті подібне стратегічному. Різниця лише в тому, що керівники підрозділів повинні координувати або інтегрувати свою діяльність між собою. І це повинно бути відображено у плані. Тому їх відповідальність з точки зору тактичного планування заключається в тому, щоб в основу планування покласти ідеї, які були розроблені при стратегічному плануванні.

Оперативне планування - це основа основ планування. В оперативних планах стандарти діяльності, описання робіт і т.д. вписуються у таку систему, при якій кожен направляє свої зусилля на досягнення загальних і головних цілей організації.

Всі три типи планів складають загальну систему, яка називається генеральним або загальним планом, або бізнес-планом функціонування організації. Планування передбачає: обґрунтований вибір цілей; визначення політики; розробку мір і заходів (образу дій); шляхи досягнення цілей; забезпечення основи для прийняття наступних стратегічних рішень. [3]

§3 Процес розробки рішення як складова частина теорії прийняття рішень.

В даний час процес розвитку і становлення теорії прийняття рішення як науки проходить досить інтенсивно. Це повязано з розвитком і впливом на виробництво результатів інновацій, застосування ЕОМ, а також сучасних кількісних методів. При цьому спостерігається взаємне проникнення і збагачення між окремими дисциплінами і областями знань. Із аналізу складових частин теорії проникнення рішень виникає, що вона не вузька галузь, а наука, яка синтезує безліч знань із різних областей, використовуючи і направляючи їх на підвищення якості розроблених рішень і ефективності управління виробництвом.

Розглядаючи теорію прийняття рішень як узагальнюючу, інші теорії або їх частини, слід перш за все виділяти фактори, що їх визначають. Це умови, в яких прийняття рішення; особа, яка приймає рішення; процес розробки та прийняття рішення.

Умови, в яких необхідно приймати рішення, ряд вчених трактують таким чином; а) вибір рішень в умовах визначеності, тобто, коли результат кожної дії відомий; б) вибір рішень в умовах ризику, коли кожна дія приводить до визначеного результату, причому кожен результат має відому правдоподібну появу і ці імовірності приймаючому рішення відомі; в) вибір рішення в умовах невизначеності, коли кожна дія має багато виходів, правдоподібності яких невідомі. [16, с.10]

Ефективність управлінського рішення багато залежить від
ієрархічного рівня, а також особи, яка приймає рішення. Тому
необхідно встановити, на якому ієрархічному рівні повинно
прийматися те чи інше рішення і хто повинен його приймати.
Класична теорія централізації і децентралізації рекомендує приймати
рішення на самому низькому компетентному рівні, але проблема:
заключається в його визначенні.

Складовою частиною теорії прийняття рішень, де реалізуються визначаючі її фактори, є процес розробки і прийняття рішення, основна проблема якого заключається в визначенні етапів і методів їх формалізації.

Процес розробки та прийняття рішення являє собою обґрунтований вибір стратегії поведінки працівника управління між декількома варіантами (альтернативами) для досягнення поставленої мети. Характерними особливостями процесу є звязок з майбутнім, наявність альтернатив і їх раціональний вибір, вольове зусилля і знання особи, яка приймає рішення.

Автори підручника „Основи менеджменту” М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі відмічають, що вирішення проблем, як і управління - процес, так як мова йде про нескінчену послідовність кроків. Керівник турбується не стільки про рішення як про таке, скільки про все, що повязане і витікає із нього. Для вирішення проблеми необхідне не одиничне рішення, а сукупність виборів. Тому процес вирішення проблеми являється пяти етапним плюс впровадження і зворотній звязок. Фактичне число етапів визначається самою проблемою. На їх думку послідовність етапів повинна бути: діагностика проблеми; формулювання обмежень і критеріїв для прийняття рішення; виявлення альтернатив; оцінка альтернатив; вибір альтернативи, впровадження, зворотній звязок.

РОЗДІЛ ІІ. ІНФОРМАЦІЯ ТА УПРАВЛІННЯ

§1 Поняття „Інформація”

Поняття “інформація” (лат. Informatio - розяснення, виклад) має багато значень, з яких найбільш загальне і широке - „відображене різноманіття”. Таке визначення дозволяє розглядати як інформаційні процеси, які проходять в технічних механізмах, живій і неживій природі, в суспільстві. Отже, за інформацію вважали і передачу ознак від клітини до клітини, і від організму до організму. У теорії інформації все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну - інформацію, яка циркулює в неживій природі, біологічну - яка циркулює в живій природі (рослинний і тваринний світ), соціальну - яка осмислена людським суспільством (соціумом).

Певний час в деяких філософських працях була висунута концепція, згідно якої інформація являється однією з основних універсальних властивостей матерії - атрибутом всієї матерії. Такий підхід повязує поняття „інформації” з поняттям „відображення” і отримав назву атрибутивного. [17, с.36]

„ Інформація цінна, - говорив академік А.А. Харкевич, - оскільки вона сприяє досягненню поставленої цілі. Одна й та ж сама інформація може мати різну цінність, якщо її розглядати з точки зору використання для різних цілей”. Цінність інформації, таким чином, прямо залежить від цілі, яку ставить перед собою її споживач. З тим чи іншим ступенем припущення ми можемо говорити про ціле покладання і в тваринному, і в органічному світі. Цінність і корисність інформації - це її якісні характеристики, дуже значимі для цілей соціального управління.

Початок нового тисячоліття характеризується глобалізацією світових економічних і політичних процесів, невідємною складовою яких є інтенсивне використання досягнень сучасних інформаційних технологій, після вибору Україною шляху до інтеграції в Європу. У сучасному світі інформація є найціннішим глобальним ресурсом. Економічний потенціал суспільства переважно визначається обсягом інформаційних ресурсів та рівнем розвитку інформаційної інфраструктури. Інформація постійно ускладнюється, змінюється якісно, зростає кількість її джерел і споживачів. Водночас зростає уразливість сучасного інформаційного суспільства від недостовірної (а іноді й шкідливої) інформації, її несвоєчасного надходження, промислового шпигунства, компютерної злочинності і т. ін.

§2 Роль інформації в управлінні

З точки зору функціональної структури в системі соціальної інформації, як і в цілому в інформаційній сфері, необхідно виділити функцію управління. Управління розуміється як невідємна властивість суспільства, яка властива йому на будь-якому етапі розвитку. Говорячи про соціальне управління, ми не можемо не звернути увагу на ту обставину, що управління на всіх стадіях розвитку людства невідємне від відповідних видів інформації. Без інформації управління не зможе існувати. Тому в управлінні соціальними процесами велику роль відіграють усі види інформації, які разом являються складовими інформаційної сфери. Інформаційна сфера в своїй структурі має не лише різноманітні види інформації, але й різноманітні їх форми.

Коли йде мова про головну роль управлінської діяльності в усіх блоках інформації, в тому числі й соціальній інформації. Необхідно мати на увазі, що управлінські відносини і відповідна до них інформація мають подвійний характер: з однієї сторони, вони обєктивні, тобто створені виробничим способом, економічним базисом суспільства, а з іншої - субєктивні, оскільки складаються з відношень між людьми і проходять через їх свідомість. Отже, необхідно мати на увазі дві грані процесу управління - людина водночас виступає і обєктом, і субєктом управління. Вміння бути дисциплінованим, відповідальним за справу, підкоряти своїй волі, приймати правильні рішення поєднується з умінням управляти виробництвом та людьми.

Без інформаційних звязків неможливо існування соціальної системи, бо сам процес її зародження, становлення й розвитку тісно повязаний з необхідністю „зчеплення” між її елементами, координацією їх дій.

Без інформаційного обміну не можна собі уявити весь процес взаєморозуміння і взаємодії всіх інших компонентів, тобто існування цілісності. Без інформаційного обміну суспільної системи із середовищем, що її оточує, не можливе існування, функціонування та розвиток системи, її життєздатність, адаптація до постійно змінних умов і можливість впливу на зовнішній світ.

Таким чином, лише з допомогою інформаційних звязків можливі процеси управління як всередині самої системи так і між системою та середовищем, що її оточує.

В людському організмі безперервно функціонують потоки інформації, які рухаються самі по собі, не проходять через свідомість. Ми їх не відчуваємо, як не відчуваємо роботу серця й легень, коли вони функціонують нормально. Це внутрішні обєктивні процеси управлінських звязків, завдяки яким існують і розвивається живий організм. Та в це й же час ця обєктивна інформація управління сприймається як субєктивна, коли вона осмислена, проаналізована в цілях свідомого управління. [15,с. 140-141]

Управлінську інформацію можна назвати знанням, але не тим яким володіє людина, суспільство, а тією її частиною , яка використовується для управління системою в цілях її вдосконалення й розвитку.

Інформаційні звязки переслідують ціль інтеграції людей в суспільстві, обєднання їх зусиль на досягнення конкретних цілей, програм, змін у соціальному упорядкуванні. Це дуже важлива своєрідна форма соціальної взаємодії. І зрозуміло, що управління різними сферами найбільш ефективне тоді, коли раціонально організовано інформаційне спілкування, обмін знаннями, цінностями культури та мистецтва, коли існує високий рівень поінформованості людей.

Інформаційні процеси ми можемо спостерігати ще й тоді, коли вирішуються великомасштабні задачі управління суспільством, державою, і навіть тоді, коли намагаємося управляти самі собою. Людині необхідно постійно знати про дію навколишнього середовища, щоб своєчасно реагувати на ті чи інші події, належним чином оцінити їх та прийняти необхідні рішення.

Переосмислюючи інформацію, що надійшла, людина збільшує своє внутрішнє багатство. Це викликає потребу в ще більшому збагаченні інформацією із навколишнього середовища, необхідної умови процесу його удосконалення й розвитку. Тому, на основі цього спостереження, говорять, що орган управління повинен бути добре поінформованим, щоб успішно виконувати свої функції.

Управління та інформація безперервно взаємодіють один з одним, вони знаходяться в постійному русі та зміні.

Після отримання інформації, її аналізу та відповідній обробці виробляється рішення, яке приймає субєкт управління для подальшого впливу на систему. Під впливом управлінських рішень система знову змінюється, про що надходить відповідна інформація. Такий плин подій являється обєктивним, це відбувається безперервно. Інша справа - якою інформацією наділений субєкт управління. Якщо цієї інформації недостатньо, якщо вона необєктивна або поверхова, не глибоко відображає процеси, які відбуваються в суспільстві, то управлінське рішення може бути необґрунтоване, тобто не мати належної наукової основи.

Науковці відмітили цілий ряд структур, що функціонують в суспільстві. Перш за все виділяють управління місцевого типу. Воно здійснюється в тих організаціях, де особа, наділена функціями управління, підпорядковується вище стоячій організації, а в його розпорядженні знаходяться декілька виконавців. У цьому випадку інформація рухається зверху вниз, і вся вона проходить через керівника, який одразу відчуває перевтому, як тільки задачі ускладнюються. Але при невеликому обємі інформації, достатньому для вирішення нескладних питань, дана система управління і інформації діє нормально.[15, с.56-58]

§3 Джерела інформації в системі інформаційної діяльності

Для задоволення своїх інформаційних потреб субєкти інформаційної діяльності використовують певні джерела інформації.

Джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом України „Про інформацію” носії інформації: документи та інші носії, які являють собою матеріальні обєкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Але на практиці в поняття „джерела інформації” входять обєкти не передбачені Законом. Це можуть бути різноманітні повідомлення, чутки, що не зафіксовані на матеріальних носіях, або повідомлення з використанням не передбачених законом носіїв тощо.

Таким чином, у системі субєктно-обєктних відносин інформаційної діяльності джерелом інформації є будь-який обєкт, де нагромаджуються повідомлення, дані, що в подальшому використовуються субєктами інформаційних відносин та впливають на їх поведінку.

Якщо проаналізувати значення, в якому на практиці вживається термін „джерело інформації”, то його тлумачення ближче до того, що подається в законі, тоді як канал надходження інформації до користувача (канал звязку) не впливає на зміст повідомлення, що несе в собі це джерело інформації. На практиці ж джерело інформації часто розглядається як єдине ціле з відправником інформації та каналом звязку. Наприклад, чутки й компромати. Чутки передаються у приватному порядку і до їх сприйняття схильна та чи інша аудиторія. Компромат, в свою чергу, надходить від відправника до отримувача інформації по каналу звязку, недоступному для третіх осіб.

Отже, підсумовуючи все наведене, слід зазначити, що джерело інформації, орієнтоване на масового споживача, еквівалентне повідомленню. Проте варто сказати, що механізм управління поширенням масової та індивідуально орієнтованої інформації різні, що, в свою чергу, впливає на механізми функціонування джерел інформації і певною мірою - на зміст повідомлень.

Як відомо, аналіз джерел інформації потрібно здійснювати як з позиції відправника (адресанта), так і отримувача інформації (адресата). Адже мета та підходи до використання джерел інформації як повідомлення або каналу звязку протилежними учасниками комунікаційного процесу можуть помітно різнитись між собою.

Розглянуті джерела інформації - є зовнішніми, тими, що несуть субєктну інформацію ззовні. В процесі переробки субєкт (організація) створює нову, вже внутрішню інформацію, що призначена для власного споживання. [9, с. 70-73]

Класифікують джерела інформації через необхідність їх раціонального використання, бо для підготовки та прийняття управлінських рішень доводиться користуватися найрізноманітнішими джерелами інформації. Мета будь-якої класифікації - адекватно відобразити головні, найсуттєвіші ознаки обєкта, який класифікується, та полегшити умови його аналізу та використання.

3.1 Електронні джерела інформації

Швидкий ріст населення нашої планети і безумовно звязане з цим збільшення використання ресурсів, вчинить в наступному сторіччі безпрецедентний тиск на навколишнє середовище, економічну та політичну системи. результат конфронтації між збільшенням чисельності людства та обмеженими ресурсами планети, з рештою, залежатиме від соціальної поведінки суспільства, яке в значній мірі буде виявлятися з розвитком нових комунікаційних технологій та рівнем їх використання в повсякденному житті багатомільярдним населенням.

Якість цивілізації, безперечно, все більше й більше залежатиме від розвитку компютерних комунікацій. Історія тріумфу Інтернет ще дуже коротка, але вже зараз Інтернет становиться нервовою системою сучасної цивілізації, створює якісне перетворення економічної, соціальної й політичної структур суспільства. Нові комунікаційні технології істотно розвивають індивідуальну свідомість, будучи соціально-інтеграційною силою, й виграють суттєву роль в взаємодії людей.

Обличчя ХХ століття багато в чому виділилося розвитком таких односторонніх систем електронних комунікацій, як радіо і телебачення. Інтернет, який обєднує мільйони людей в усіх частинах світу та стрімко збільшує кількість своїх абонентів, забезпечуючи можливість двостороннього інтерактивного спілкування, являється революційним методом комунікації. Вважається очевидним, що Інтернет як нова двостороння інтерактивна система комунікації суттєво змінить форми соціальної організації суспільства, оскільки інформаційна насиченість глобальних мереж, порівняно недорогий доступ до них та простота взаємодії залучають в Інтернет кожного дня тисячі людей в усьому світі. Інтернет слугує становленню нової форми існування людини - віртуальних соціумів. У звязку з цим, важно адекватно оцінювати вплив компютерних комунікацій на соціальну організацію, персональну ідентифікацію та на звязки між "реальним" світом та "віртуальним".[15, с.12] Основною перевагою електронних джерел інформації є оперативність. Але, як відомо, розповсюдження інформації через Інтернет значно менше ніж по радіо та телебаченню. Однією з переваг телебачення та Інтернет є можливість трансляції не лише аудіо-, а й візуальної інформації. У свою чергу можливість одночасного сприйняття інформації адресатом по аудіо- та візуальних каналах суттєво підвищує ефективність її засвоєння, оскільки посилює перш за все емоційні, підсвідомі механізми сприйняття інформації.

Але в усьому є свої недоліки. Отримавши інформацію, субєкт інформаційної діяльності використовує її в своїх цілях. Оскільки телебачення, як найбагатший повідомленнями канал, може подати нечітке або зайве повідомлення, то це дуже часто впливає на діяльність різних систем, які використовують недостовірну інформацію у своїй роботі.

3.2 Друковані видання як джерело інформації для підготовки управлінських рішень.

Окремі індивіди та організації одержують найрізноманітнішу інформацію з друкованих видань. Причому властивості отриманої інформації розрізняються залежно від типу видань.

При ознайомленні з газетно-журнальною інформацією досягається кумулятивний ефект сприймання вербальної та візуальної інформації, який може відбуватися одночасно, індивідуально або колективно, але у різних місцях, при різних обставинах і при неможливості безпосередньої реакції на прочитане.

Одне з провідних місць серед друкованих джерел інформації, що використовуються при підготовці управлінських рішень, перш за все належить науковим і аналітичним виданням. Ознаки наукових та аналітичних видань, що виділяють їх з-поміж інших типів, такі:

1. тематика публікацій, що мають проблемний або інформаційно-оглядовий характер, визначається широтою і часто стосується питань, яким мало приділяють увагу інші типи видань;

2. вищий рівень висвітлення проблеми у порівнянні з іншими типами видань. Застосування спеціальних термінів;

3. вищий рівень кваліфікації авторів.

Регулярність виходу аналітичних видань та їх тираж у певному регіоні чи країні залежить від накопиченого інтелектуального потенціалу, а також від попиту на ці видання. В нашій країні, на жаль, відсутнє щоденне ділове видання національного походження. Що ж стосується щоденної перси, то вона всюди представлена перш за все громадсько-політичними газетами, більша частина яких заповнена повідомленнями фактів, а не аналізом подій.[9, с.82-83]

Щоденне подання інформації в друкованих виданнях формує віртуальну модель картини світу, мозаїчна подача інформації, характерна для масових видань. Двоїстий характер одночасно створює ефект сформованості оточуючого світу та негативний ефект сучасного, що розпадаються на безліч картинок, які читачеві важко обєднати. У звязку з цим у пресі домінують два напрями подачі змісту або інформації:

v фактичний - подаються факти без коментарів;

v авторський (аналітичний) - коли факт є приводом для роздумів автора.

Обидва напрямки використовують велику кількість різноманітних прийомів привертання уваги, формування негативних реакцій субєкта.

До основних переваг від використання друкованих видань порівняно з іншими джерелами інформації належать такі:

1. широта змістовної різноманітності повідомлень;

2. подача великих обсягів повідомлень;

3. можливість повторного використання повідомлення адресатом;

4. можливість швидкого копіювання;

5. доступність великих масивів друкованої інформації, у тому числі завдяки наявності розвинутої мережі різноманітних посередників;

6. дешевизна.

Недоліки повязані з оперативністю подачі інформації, яка у друкованих виданнях нижча ніж в електронних ЗМІ, і з одно канальним сприйняттям повідомлень адресатом, але позитивні сторони друкованих видань суттєво переважають їх недоліки, що робить видання провідними джерелами інформації для підготовки управлінських рішень.

3.3 Реклами, виставки та конференції як джерело інформації

Важливими джерелами інформації можуть слугувати реклама, виставки та конференції. Вони передбачають використання вербальних, візуальних засобів, а також ЗМІ. Основними завданнями є: привернути увагу до рекламного явища, спонукати масу до прийняття рішення та відповідного вибору. Специфікою їх є те, що все спрямовується на продаж типових психологічних уподобань, гедоністично-рекреативних ситуацій творчості. Створюється ситуація, коли людина підсвідомо обирає запропоноване.

Реклама - це оплачена певним спонсором не персоніфікована комунікація, яка використовує ЗМІ для впливу на аудиторію, щоб схилити її до певних дій. Як джерело інформації розглядається тому, що реклама є засобом просування товарів та послуг відповідно до інтересів відправника.

Реклама - ефективний засіб, який не лише інформує про продукцію, а й запевняє субєкта в необхідності товару чи послуги, що пропонується. Від естетичної та емотивної функції залежить характер сприйняття змісту реклами його отримувачем та його подальша поведінка, а також вигода рекламодавця.

Існують, залежно від поставлених цілей, такі види реклам:

v Інформативна реклама - повідомлення для ринку про новинку, зміну цін і т. д. (має значення на етапі виходу товару);

v Реклама-умовляння - спрямована на формування приязного ставлення покупців до певної марки товару (етап зростання);

v Нагаду вальна реклама - утримання образу товару в свідомості споживачів (етап зрілості товару).

Аналізуючи вищезазначене, можна зробити висновок, що реклами видають нам велику кількість корисної інформації, яка неодноразово може впливати на прийняття управлінських та бізнесових рішень.

Виставки та ярмарки (торговий ярмарок) - короткочасний захід, який проводиться періодично і в основному в одному й тому ж місці, в межах якого велика кількість підприємств за допомогою зразків презентує обєктивний масштаб товарів та послуг різних галузей для того щоб відвідувач отримав уявлення про їх продукцію.

Виставки та ярмарки являють собою багатоцільовий засіб безпосередньої комерційної комунікації. Основною конкурентною перевагою виставок як джерела інформації є комплексний характер комунікації з встановленням зворотного звязку. У сфері організації виставкової діяльності існує можливість просування товару на ринок та отримання необхідної інформації, яка, до речі, безперервно циркулює. Отже, торговий ярмарок являється не лише сферою укладання трудових угод, отримання товару (сфера ринку), а й сферою обміну корисної інформації - сферою комунікації.

Торгово-промислова виставка мають майже ті самі ознаки, що й торгові ярмарки за винятком того, що торгово-промислові виставки ставлять своїм завданням укладання прямих торгових контрактів відповідно до запропонованих експонентами зразків, тоді як торгово-промислові виставки такої мети не мають.

Завдання торгово-промислових виставок полягає у стимулюванні продажу товарів з допомогою розповсюдження інформації про них.

Оскільки виставкова діяльність передбачає інтенсивний обмін інформацією, то експоненти й відвідувачі періодично міняються ролями адресантів та адресатів. Наприклад іноді відвідувачі самі пропонують нові розробки та технології, цікавляться професійною діяльністю експонента.

Важливу інформацію можна отримати за рахунок участі в різноманітних конференціях, „круглих столах” тощо. З точки зору задоволення інформаційних потреб, такі заходи виконують насамперед стимулюючу ін формаційну функцію, сприяючи генерації нових ідей та знань.

Характерними рисами конференцій та „круглих столів” є:

v Визначена тематика проблем, які обговорюються;

v Участь приймають фахівці відповідно до визначеної тематики обговорюваних проблем;

v Безпосереднє спілкування фахівців під час дискусії створює ефект „мозкової атаки” тобто обєднання інтелектуальних зусиль різних фахівців;

Ефективність конференцій, як джерел інформації, що впливають на управлінські рішення, визначається субєктивними потребами учасників. Як правило, проведення конференцій та „круглих столів” практикується у науковій та громадсько-політичній сферах. А в підприємницькій діяльності до проведення таких заходів вдаються під час виставок.

Інформаційно-психологічний механізм забезпечення ефективної роботи полягає в „мозковій атаці”, що здійснюється у сприятливій соціально-психологічній атмосфері. [9, с.97-101]

3.4 Консультативні послуги як джерело інформації

Надзвичайно важливим джерелом інформації, що допомагає у підприємництві, є консультативні послуги або консалтинг. Консалтинг являє собою забезпечення клієнта спеціалізованими знаннями, професійними навичками.

Потреба у сторонніх консультативних послугах , як і потреба у зовнішньому джерелі інформації, виникає тоді, коли субєкт не в змозі власними силами розвязати проблему. Як правило, професійні консультанти надають своїм клієнтам певних спектр взаємоповязаних видів послуг. Це дає змогу клієнтам економити час і кошти на отримання необхідних їм знань та іншої інформації, консалтинговим фірмам - знижувати виробничі витрат ...........