Контрольна робота

На тему: АВТОМАТИЗАЦІЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Зміст

• • 1. Автоматизовані інформаційні технології, їх розвиток і класифікація
  • 2. Автоматизоване робоче місце бухгалтера з обліку заробітної плати
  • 3. Автоматизований облік заробітної плати за допомогою програми БЕСТ ЗАРПЛАТА
  • 4. Звязок програми БЕСТ ЗАРПЛАТА із зовнішніми системами

1. Автоматизовані інформаційні технології, їх розвиток і класифікація

Створення і функціонування інформаційних систем в управлінні економікою тісно повязані з розвитком інформаційної технології - головної складової частини автоматизованих інформаційних систем.

Автоматизована інформаційна технологія - системно організована для вирішення задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення, пошуку, опрацювання і захисту інформації на базі застосування розвинутого програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки і звязку, а також способів, за допомогою яких інформація пропонується користувачам.

Всезростаючий попит в умовах ринкових відносин на інформацію та інформаційні послуги зумовив те, що сучасна технологія опрацювання інформації орієнтована на застосування досить широкого спектра технічних засобів, і насамперед електронних обчислювальних машин і засобів комунікацій. На основі їх створюються обчислювальні системи і мережі різних конфігурацій не тільки для накопичення, збереження, опрацювання інформації, а й для максимального наближення термінальних пристроїв до робочого місця фахівця або керівника, що приймає рішення. Це є досягненням багаторічного розвитку автоматизованих інформаційних технологій.

З появою і широким розвитком електронно-обчислювальних машин і периферійної техніки настала ера “компютерної” інформаційної технології, яка в своєму розвиткові пройшла три етапи.

Перший етап (1950-1960 рр.), що характеризується використанням великих (для того часу) електронно-обчислювальних машин, у своїй основі був зорієнтований на економію машинних ресурсів. Концепція інформаційної технології полягала в тому, що все, що можуть робити люди, вони повинні робити; центральний процесор виконував лише ту частину роботи з опрацювання інформації, яку люди принципово виконувати не могли, наприклад масові розрахунки. Основне завдання інформаційної технології можна сформулювати як підвищення ефективності опрацювання даних на підставі використання формалізованих алгоритмів.

Для другого етапу (1960-1970 рр.) визначальним став широкий випуск малих машин. Оскільки вартість апаратних засобів (машинних ресурсів) істотно знизилась, то метою інформаційної технології стала економія праці програмістів, тобто необхідно було підвищити ефективність програмування, зокрема за рахунок автоматизації програмних розробок. Докорінно змінилась концептуальна орієнтація: все, що можна запрограмувати, повинні робити машини, люди ж зобовязані виконувати лише те, що не може бути запрограмоване

Третій етап інформаційної технології (1970-1990 рр.), відомий під назвою нової (сучасної, безпаперової) інформаційної технології, характеризується масовим випуском персональних електронно-обчислювальних машин. Визначальною метою стала економія праці користувачів. Основу нової інформаційної технології становлять розподілена компютерна техніка, дружнє програмне забезпечення, розвинуті комунікації. Концепція третього етапу: автоматизувати можна все, що люди спроможні описати (програмування без програмістів). Тому центральним завданням технології програмування стала розробка інструментальних засобів, які полегшують професіоналам-непрограмістам процес самостійної формалізації їхніх індивідуальних знань.

Розвиток ринкових відносин сприяв появі нових видів підприємницької діяльності, і насамперед створенню фірм, зайнятих інформаційним бізнесом, розробкою інформаційних технологій, удосконалюванням їх, поширенням компонентів автоматизованих інформаційних технологій, зокрема програмних продуктів, що автоматизують інформаційні й обчислювальні процеси. До числа їх відносять також обчислювальну техніку, засоби комунікацій, офісне устаткування і специфічні види послуг - інформаційне, технічне і консультаційне обслуговування, навчання тощо. Це сприяло швидкому поширенню й ефективному використанню інформаційних технологій в управлінських і виробничих процесах, практично привело до загального застосування і їх великого різноманіття.

Зараз автоматизовані інформаційні технології можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: за способом реалізації в автоматизованих інформаційних системех, ступенем охоплення автоматизованими інформаційними технологіями задач керування, за класами реалізованих технологічних операцій, типом користувацького інтерфейсу, варіантами використання мережі електронно-обчислювальних машин, предметною областю, що обслуговується (рис. 1).

За способом реалізації автоматизованих інформаційних технологій в автоматизованих інформаційних системах виділяють традиційно сформовані й нові інформаційні технології. Якщо традиційні автоматизованя інформаційні технології існували насамперед в умовах централізованого опрацювання даних, до масового використання персональних електронно-обчислювальних машин були орієнтовані головним чином на зниження трудомісткості під час формування регулярної звітності, то нові інформаційні технології повязані з інформаційним забезпеченням процесу керування в режимі реального часу.

Нова інформаційна технологія - це технологія, що ґрунтується на застосуванні компютерів, активній участі користувачів-непрофесіоналів у сфері програмування в інформаційному процесі, високому рівні «дружнього» користувацького інтерфейсу, широкому використанні пакетів прикладних програм загального і проблемного призначення, доступі користувача до віддалених баз даних і програм завдяки мережам електронно-обчислювальних машин.

За ступенем охоплення автоматизованими інформаційними технологіями задач керування виділяють електронне опрацювання даних, коли з використанням електронно-обчислювальних машин без перегляду методології та організації процесів управління ведеться опрацювання даних із рішенням окремих економічних задач, і автоматизацію управлінської діяльності. У другому випадку обчислювальні засоби, включаючи супер-електронно-обчислювальні машини і персональні електронно-обчислювальні машини, використовуються для комплексного вирішення функціональних задач, формування регулярної звітності і роботи в інформаційно-довідковому режимі для підготування управлінських рішень. До цієї ж групи можуть бути віднесені автоматизовані інформаційні технології підтримки прийняття рішень, що передбачають широке використання економіко-математичних методів і моделей для аналітичної роботи і формування прогнозів, упорядкування бізнес- планів, обгрунтованих оцінок і висновків щодо досліджуваних процесів, явищ виробничо-господарської практики. До названої групи належать і широко впроваджувані зараз автоматизовані інформаційні технології, що одержали назву електронного офісу й експертної підтримки рішень. Ці два варіанти автоматизованих інформаційних технологій орієнтовані на використання останніх досягнень у сфері інтеграції новітніх підходів до автоматизації роботи фахівців і керівників, створення для них якнайсприятливіших способів виконання професійних функцій, якісного і своєчасного інформаційного обслуговування завдяки повному автоматизованому набору управлінських процедур, реалізованих в умовах конкретного робочого місця й офісу в цілому.

Рис. 1 - Класифікація автоматизованих інформаційних систем

Електронний офіс передбачає наявність інтегрованих пакетів прикладних програм, які включають спеціалізовані програми й інформаційні технології, що забезпечують комплексну автоматизацію задач предметної області. Зараз дедалі більшого поширення набувають електронні офіси, устаткування і працівники яких можуть знаходитися в різних приміщеннях. Необхідність роботи з документами, матеріалами, базами даних конкретної організації або улаштування в домашніх умовах, у готелі, транспортних засобах привела до появи віртуальних офісів. Такі автоматизовані інформаційні технології грунтуються на роботі локальної мережі, зєднаної з територіальною або глобальною мережею. Завдяки цьому абонентські системи працівників установи незалежно від того, де вони знаходяться, виявляються включеними в загальну для них мережу.

Автоматизовані інформаційні технології експертної підтримки є основою автоматизації праці фахівців-аналітиків. Ці працівники, крім аналітичних методів і моделей для дослідження ситуацій, що складаються в ринкових умовах, із збуту продукції, послуг, фінансового стану підприємства, фірми, фінансово-кредитної організації змушені використовувати накопичений і такий, що зберігається в системі, досвід оцінки ситуацій, тобто зведення, що складають базу знань у конкретній предметній області. Опрацьовані за певними правилами такі зведення дозволяють підготовляти обґрунтовані рішення для поводження на фінансових і товарних ринках, виробити стратегію в галузях менеджменту і маркетингу.

За класами реалізованих технологічних операцій автоматизовані інформаційні технології розглядаються, по суті, в програмному аспекті і включають: текстове опрацювання, електронні таблиці, автоматизовані банки даних, опрацювання графічної і звукової інформації, мультимедійні та інші системи.

Перспективним напрямом розвитку компютерної технології є створення програмних засобів для виводу високоякісного звуку і відеозображення. Технологія формування відеозображення дістала назву компютерної графіки. Компютерна графіка - це створення, збереження й опрацювання моделей обєктів та їхніх зображень за допомогою електронно-обчислювальних машин. Ця технологія застосовується в економічному аналізі, моделюванні різного роду конструкцій, у рекламній діяльності, є практично незамінною у виробництві, а також робить цікавим дозвілля.

Програмно-технічна організація обміну з компютером текстової, графічної, аудіо- та відеоінформації одержала назву мультимедіа-технології. Таку технологію реалізують спеціальні програмні засоби, що мають вбудовану підтримку мультимедіа і дозволяють використовувати її у професійній діяльності, навчально-освітніх, науково-популярних та ігрових сферах.

За типом користувацького інтерфейсу можна розглядати автоматизовані інформаційні технології з погляду можливостей доступу користувача до інформаційних і обчислювальних ресурсів. Так, пакетна автоматизована інформаційна технологія виключає можливість впливу користувача на опрацювання інформації, поки воно здійснюється в автоматичному режимі. Це пояснюється організацією опрацювання, що засноване на виконанні програмно-заданої послідовності операцій над заздалегідь накопиченими з системі й обєднаними у пакет даними. На відміну від пакетної діалогова автоматизована інформаційна технологія дає користувачеві необмежену можливість взаємодіяти з інформаційними ресурсами, що зберігаються у системі, в реальному масштабі часу, одержуючи при цьому всю необхідну інформацію для вирішення функціональних задач і прийняття рішень.

Інтерфейс мережної автоматизованої інформаційної техноллгії дає користувачеві засоби теледоступу до територіально розподілених інформаційних та обчислювальних ресурсів завдяки розвинутим засобам звязку, що робить такі автоматизовані інформаційні технології широко використовуваними і багатофункціональними.

Зараз спостерігається тенденція до обєднання різних типів інформаційних технологій у єдиний компютерно-технологічний комплекс, що зветься інтегрованим. Особливе місце в ньому належить засобам комунікації, які забезпечують не тільки надзвичайно широкі технологічні можливості автоматизації управлінської діяльності, але й є основою створення найрізноманітніших мережних варіантів автоматизованих інформаційних технологій - локальних, багаторівневих, розподілених, глобальних обчислювальних мереж, електронної пошти, цифрових мереж інтегрального обслуговування. Всі види орієнтовані на технологічну взаємодію сукупності обєктів, утворених пристроями передачі, опрацювання, накопичення і збереження даних, являють собою інтегровані компютерні системи опрацювання даних великої складності, практично необмежених експлуатаційних можливостей для реалізації управлінських процесів в економіці.

Інтегровані компютерні системи опрацювання даних проектуються як складний інформаційно-технологічний і програмний комплекс. Він підтримує єдиний спосіб подання даних і взаємодії користувачів із компонентами системи, забезпечує інформаційні й обчислювальні потреби фахівців у професійній роботі.

Потреба в аналітичній роботі під час переходу до ринку в умовах перебудови економічних відносин, утворення нових організаційних структур, що функціонують на основі різних форм власності, незмірно зростає. Виникає необхідність у накопиченні фактів, досвіду, знань у кожній конкретній галузі управлінської діяльності. Переважає зацікавленість у ретельному дослідженні конкретних економічних, комерційних, виробничих ситуацій з метою оперативного прийняття економічно обгрунтованих і найприйнятніших рішень. Це завдання вирішується подальшим удосконаленням інтегрованого опрацювання інформації, коли нова інформаційна технологія починає включатися в роботу бази знань. Під базою знань мається на увазі складна і така, що детально моделюється, структура інформаційних сукупностей, які описують усі особливості предметної області, включаючи факти (фактичні знання), правила (знання для прийняття рішень) і метазнання (знання про знання), тобто знання, що стосуються способів використання знань та їхніх властивостей. База знань є найважливішим елементом часто створюваної на робочому місці фахівця експертної системи, що виступає в ролі накопичувача знань у конкретній галузі професійної діяльності і порадника фахівцеві під час аналізу економічних ситуацій і вироблення керуючих впливів.

2. Автоматизоване робоче місце бухгалтера з обліку заробітної плати

Діяльність працівників сфери управління (бухгалтерів, фахівців кредитно-банківської системи, плановиків і т. ін.) зараз орієнтована на використання розвинутих технологій. Організація і реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни як самої технології управління, так і технічних засобів опрацювання інформації, серед яких головне місце посідають персональні компютери. Вони дедалі більше перетворюються із систем автоматичного переопрацювання вхідної інформації у засоби накопичення досвіду управлінських працівників, аналізу, оцінки й вироблення якнайефективніших економічних рішень.

Тенденція до посилення децентралізації управління тягне за собою розподілене опрацювання інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки й удосконаленням організації безпосередніх робочих місць користувачів.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) можна визначити як сукупність інформаційно-програмно-технічних ресурсів опрацювання даних, що забезпечують кінцевому користувачу автоматизацію управлінських функцій у конкретній предметній області. Для бухгалтера з обліку заробітної плати це сукупність таких ресурсів, за допомогою яких він має можливість отримувати інформацію про виробіток продукції та відпрацьований час працівників, аналізувати отримані дані і за допомогою компютерної техніки проводити нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам.

Створення автоматизованих робочих місць припускає, що основні операції з накопичення, збереження і обробки інформації покладаються на обчислювальну техніку, а користувач виконує частину ручних операцій і операцій, що вимагають творчого підходу у підготуванні управлінських рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів у ході рішення задачі, а також введення вихідних даних в АІС для вирішення поточних задач та аналізу функцій управління.

АРМ як інструмент для раціоналізації й інтенсифікації управлінської діяльності створюється для забезпечення виконання певної групи функцій. Найпростішою функцією АРМ є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоча ця функція тією або іншою мірою властива будь-якому АРМ, особливості її реалізації істотно залежать від категорії користувача.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну область. Професійні АРМ є головним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами, відіграючи роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих електронно-обчислювальних машин, робочих станцій і локальних мереж. АРМ мають відкриту архітектуру і легко адаптуються до проблемних областей.

Локалізація АРМ дозволяє здійснити оперативне опрацювання інформації відразу з її надходженням, а результати опрацювання зберігати як завгодно довго за вимогою користувача. В умовах реалізації управлінського процесу метою впровадження АРМ є посилення інтеграції управлінських функцій, і кожне більш-менш «інтелектуальне» робоче місце повинне забезпечувати роботу в багатофункціональному режимі.

АРМ виконують децентралізоване одночасне опрацювання економічної інформації на робочих місцях виконавців у складі розподіленої бази даних. Концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інформації в умовах розподіленої системи обробки даних.

В умовах автоматизованої обробки облікової інформації всі управлінські задачі (більш 80%), в основному, виконуються з використанням локальних баз даних у кожному структурному підрозділі. Задачі обміну інформацією і її структуризації мають незначну вагу (до 20%).

В Україні на теперішній час діють найрізноманітніші варіанти мереж АРМ бухгалтерів. У залежності від способу управління дані мережі розділяються на:

1) мережі АРМ бухгалтерів із централізованим управлінням (рис. 2);

2) мережі АРМ бухгалтерів із локально-керованим доступом (рис. 3);

3) мережі АРМ бухгалтерів із управлінням розподіленою базою даних (рис. 2).

Мережа АРМ із централізованим управлінням припускає взаємозвязок з єдиною центральною ЕОМ, що забезпечує інформаційний обмін інформацією між АРМ і служить базою даних для нагромадження і збереження інформації.

У мережах з локально-керованим доступом інформаційний обмін здійснюється на основі взаємодії різних АРМ. Це досягається шляхом розмежування доступу до інформаційної бази даних з використанням керуючої програми.

Рис. 2 - Мережа АРМ із локально-керованим доступом

Мережа АРМ із управлінням розподіленою базою даних дозволяє здійснити взаємозвязок між АРМ по рівнях управління з використанням центрального банку даних. Дана система найбільш гнучка і відповідає всім параметрам облікового процесу в умовах ринкової економіки.

Рис. 3 - Мережа АРМ із розподіленою базою даних

Розподілена обробка даних з використанням АРМ бухгалтерів дозволяє розподілити обліковий процес по рівнях управління і допомагає:

здійснити ефективний діалог за рахунок персональної інтерактивності, локальної памяті на робочих місцях і високій швидкості взаємодії;

організувати діалогове керування обліковим процесом у реальному часі;

здійснювати розподілений збір і обробку даних для управління безпосередньо на місцях виникнення інформації;

обєднати весь обліковий процес у єдиний інформаційний потік;

здійснювати контроль за інформацією на місцях її виникнення.

АРМ, створені на базі персональних компютерів, - найпростіший і найпоширеніший варіант автоматизованого робочого місця для працівників сфери організаційного управління. Таке АРМ розглядається як система, що в інтерактивному режимі роботи дає конкретному працівникові (користувачеві) усі види забезпечення монопольно на весь сеанс роботи. Цьому відповідає підхід до проектування такого компонента АРМ, як внутрішнє інформаційне забезпечення, відповідно до якого інформаційний фонд на магнітних носіях конкретного АРМ повинен перебувати в монопольному розпорядженні користувача АРМ. Користувач сам виконує усі функціональні обовязки з перетворення інформації.

Створення АРМ на базі персональних компютерів забезпечує:

1) простоту, зручність і «дружність» стосовно користувача;

2) простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

3) компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

4) високу надійність і живучість;

5) порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в межах локальної обчислювальної мережі як робочої станції. Це є особливо доцільним тоді, коли потрібно розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома користувачами.

Більш складною формою є АРМ із використанням персональних електронно-обчислювальних машин як інтелектуального термінала, а також із віддаленим доступом до ресурсів центральної (головної) електронно-обчислювальної машини або зовнішньої мережі. У даному разі декілька персональних електронно-обчислювальних машин підключаються по каналах звязку до головної електронно-обчислювальної машини, при цьому кожна персональна електронно-обчислювальна машина може працювати і як самостійний термінальний пристрій.

У найскладніших системах АРМ можуть через спеціальне устаткування підключатися не тільки до ресурсів головної мережі, але й до різних інформаційних служб і систем загального призначення (служб новин, національних інформаційно-пошукових систем, баз даних і знань, бібліотечних систем тощо).

Можливості створюваних АРМ значною мірою залежать від техніко-експлуатаційних характеристик електронно-обчислювальних машин, на яких вони базуються. З огляду на це на стадії проектування АРМ чітко формулюються вимоги до базових параметрів технічних засобів опрацювання і видачі інформації, наборів комплектуючих модулів, мережних інтерфейсів, ергономічних параметрів пристроїв і т. ін. Отже, для ефективної роботи бухгалтерії її необхідно оснащати достатньо потужними компютерами.

Синтез АРМ, вибір його конфігурації й устаткування для реальних видів економічної й управлінської роботи мають конкретний характер, що зумовлюється спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами роботи. Однак будь-яка конфігурація АРМ повинна відповідати загальним вимогам щодо організації інформаційного, технічного, програмного забезпечення.

Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну область. Опрацювання документів повинно припускати таку структуризацію інформації, яка дозволяє здійснити необхідне маніпулювання різними структурами, зручне і швидке коригування даних у масивах.

Технічне забезпечення АРМ має гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою базою даних; інформаційний, із технікою верхніх рівнів і т. ін.), спроможність опрацювати в заданий час необхідний обсяг даних. Як індивідуальний користувацький засіб, АРМ має забезпечувати високі ергономічні властивості й комфортність обслуговування.

Програмне забезпечення орієнтується насамперед на професійний рівень користувача, поєднується з його функціональними потребами, кваліфікацією і спеціалізацією. Користувач з боку програмного середовища повинен відчувати постійну підтримку свого бажання працювати в будь-якому режимі активно або пасивно. Пріоритет користувача в роботі з технікою є очевидним. Тому за їхньої взаємодії передбачається максимальне забезпечення зручностей роботи людини завдяки удосконаленню програмних засобів.

3. Автоматизований облік заробітної плати за допомогою програми БЕСТ ЗАРПЛАТА

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА пропонує облік праці та заробітної плати для малих та середніх підприємств. Програма проста в користуванні, її застосування не вимагає спеціальних знань.

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА дозволяє повністю автоматизувати розрахунок заробітної платні. При будь-якому коригуванні даних по заробітній платі її розрахунок відбувається автоматично. Коригування сум оплат та внесення додаткових видів нарахувань та утримань (відпустки, премії і т.п.) проводиться як в реєстрі, так і в розрахунковому листі. При додаванні інформації про відпустки чи лікарняні листи відпрацьований час робітника коригується автоматично. Якщо при цьому час відпустки чи лікарняного листа стосується попередніх періодів, то при розрахунку заробітної плати відбувається автоматичні сторнування нарахованих у тих періодах сум та перерахунок податків. Загальний принцип руху інформації у програмі зображений на рис. 3.6.

Програма постачається разом з демонстраційними прикладами, які передбачають розрахунки заробітної платні для підприємств з різними видами діяльності і різними структурами. Демонстраційні приклади допомагають без проблем опанувати програмним комплексом.

В комплект звітів програми БЕСТ ЗАРПЛАТА входять необхідні згідно законодавству України звіти. Звітні документи формуються програмно згідно вимог державних структур, до яких подається звітність. При зміні законодавства розрахунки та звіти підтримуються розробниками в актуальному стані і стають доступними для подальшої роботи після своєчасного оновлення програми.

Програма автоматично передає сформовані звітні документи в систему формування звітів до державних структур БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС. Програма легко інтегрується з працюючою системою 1С Підприємство 7.7. Програма забезпечує простий та універсальний імпорт файлів форматів DBF і TXT для інтеграції з працюючими системами бухгалтерського обліку та управління підприємством.

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА не потребує настроювання при типовій схемі розрахунку заробітної платні.

Програма надає можливість:

1) ведення особових рахунків працівників;

2) настроювання типової схеми розрахунку заробітної платні згідно специфічних вимог;

3) додання власних видів оплат і нарахувань до фондів та створення програм їх розрахунку;

4) розрахунку заробітної платні як по окремим підрозділам, так і в цілому по підприємству;

5) розрахунку заробітної платні як за поточний період, так і за попередні періоди;

6) розрахунку нарахувань до фондів як по підприємству в цілому, так і окремо по працівникам;

7) формування документів для переводу виплат працівникам та аліментів до банку на власні рахунки;

8) формування та створення власного комплекту звітних документів;

9) збереження архіву розрахункових листів протягом поточного і повного минулого років.

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА пропонує:

1) автоматичний розрахунок заробітної платні згідно діючого законодавства;

2) автоматичний перерахунок заробітної платні при будь-якому коригуванні даних;

3) автоматичний перерахунок сум утримань і нарахувань до фондів за попередні періоди у випадку зміни законодавства;

4) типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність;

5) простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими системами бухгалтерського обліку та управління підприємством, постійний супровід та технічну підтримку.

Розглянемо принцип роботи програми докладніше. Перед початком роботи з програмою необхідно провести початкові настроювання.

Для вказання реєстраційних та інформаційних даних підприємства використовуються інформаційні Довідники. Налагодження розділу Довідники є складовою частиною настроювання програми. У Довідниках вказані основні дані для розрахунку заробітної плати, нарахувань до фондів та формування проведень. Інформацію в Довідниках можна коригувати, вилучати та додавати (рис. 4).

Рис. 4 - Вікно налагодження довідників

У розділі Графік проводиться налагодження графіку робочого тижня (пятиденка, шестиденка, позмінний графік і т.д.), встановлення тривалості робочого дня та кількості робочих днів у місяці. Розділ Види оплат використовується для того, щоб вказати які види нарахувань застосовуються на підприємстві і які утримання стягуються із заробітної плати. Розділ Фонди містить список фондів, до яких виконуються утримання (рис. 5).

Рис. 5 - Налагодження фондів

Характеристика фондів складається з двох сторінок.

На 1-ій сторінці приведені короткий опис обраного нарахування до фондів, параметри фондів та кнопка «Коригування програм розрахунку», яка дозволяє здійснити редагування відповідних програм. У разі потреби додаються нові фонди та створюються програми розрахунку.

На 2-ій сторінці знаходиться список бухгалтерських проведень. При додаванні чи редагуванні проводиться вибір бухгалтерських проведень із довідника проведень. Довідник проведень розкривається при натисненні кнопки вибору. В примітці заповнюється необхідна інформація, яка буде вказана при формуванні бухгалтерських звітів.

Розробниками програми пропонується типовий перелік бухгалтерських звітних документів, звітів до державних структур та звітів по документам .

Звіти до державних структур створюються програмно згідно вимог державних структур, до яких подається звітність. При зміні законодавства розробник підтримує в актуальному стані усі розрахунки і звіти, які стають доступними для подальшого користування одразу після оновлення програми.

Сформовані в БЕСТ ЗАРПЛАТІ звіти до державних структур автоматично імпортуються в працюючий комплекс БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС до:

1) податкової інспекції;

2) статистичних органів;

3) пенсійного фонду;

4) фондів соціального страхування.

Надається можливість формування як типового комплекту звітів, встановленого за замовченням, так і специфічного комплекту, налагодженого власноручно.

Формування звітності проводиться при натисненні клавіші F9 в залежності від вигляду головного вікна - реєстр чи документ - пропонується перелік відповідно бухгалтерських та звітних форм чи звітів по документам:

1) в реєстрі викликається список бухгалтерських та звітних форм;

2) в документі - список звітів по документу, присутньому на екрані.

При формуванні звітних форм слід указати тип звіту:

1) звичайний звіт;

2) звіт для БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.

В останньому випадку автоматично запускається програма БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС і надається можливість перегляду та подальшої роботи із сформованим звітом безпосередньо в програмі БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС. При обранні типу звіту “Звичайний” звіт формується звичайним способом в програмі БЕСТ ЗАРПЛАТА.

У групах (крім групи звітних форм) надається можливість створювати нові форми звітів. Усі звітні форми добавляються та оновлюються тільки розробниками. Бухгалтерські звіти по реєстру та документам можна копіювати та за потребою створювати нові. Скопійовані та створені звіти можна редагувати. Назви усіх створених, відредагованих та скопійованих звітів будуть підсвічені блакитним кольором.

Для збереження даних про працівників підприємства в програмі використовується особовий рахунок. Він містить необхідні дані працівника для розрахунку заробітної плати та заповнення звітності. Вікно особового рахунку викликається в головному вікні програми за допомогою пункту меню Реєстр/Особовий рахунок. Робоча область вікна вміщує меню та панель інструментів особового рахунку, робоче вікно (рис. 3.9.).

Робоче вікно особового рахунку складається з декількох закладок:

1) закладка Загальні дані:

- табельний номер;

- прізвище, імя та по-батькові у називному відмінку;

- підрозділ, в якому обліковується робітник - заповнюється з довідника підрозділів;

- посада - заповнюється з довідника посад;

- графік роботи - заповнюється з довідника графіків;

- оклад - не обовязково заповнювати, якщо оклад працівника буде змінюватися кожен місяць. У цьому випадку вказується сума окладу самостійно при новому нарахуванні заробітної плати;

- обліковий склад - вибирається з переліку: постійний, сумісник, трудова угода;

- дата прийняття та звільнення - обовязкові до заповнення;

- стать працівника - вибирається з переліку: чоловіча, жіноча;

- дата народження - обовязкова до заповнення;

2) закладка Додаткові дані:

- номер рахунку для зарахування зарплати - заповнюється при наявності банківського рахунку для перерахування зарплати;

- ідентифікаційний код;

- податкова інспекція - вибирається з довідника податкових інспекцій, який коригується при виклику картки підприємства. Пошук податкової інспекції здійснюється по перших буквах або по коду;

- код ставки страхового збору (для персоніфікації) - заповнюється автоматично після вибору облікового складу у разі самостійного введення працівника. Виконуючи імпорт особових рахунків працівників, необхідно перевірити наявність ознак (“0”- постійний, “1” - сумісник, “2” - трудова угода);

- стаж на момент прийому - загальний стаж для розрахунку лікарняного. Заповнюється загальна кількість років (РР), місяців (ММ) і днів (ДД) на момент прийому робітника;

- рахунок обліку витрат на заробітну плату - заповнюється автоматично після вибору підрозділу, до якого належить працівник. Рахунок можна змінити, залишаючи працівника в тому ж підрозділі;

- ознака інвалідності (ознака: „0” - не інвалід, ост. - інвалід);

- прізвище, імя та по-батькові у родовому та давальному відмінках;

- телефон працівника;

3) закладка Розрахункові листи - містить помісячний архів загальних сум по нарахуванню, утриманню, суми до сплати та вихідного залишку працівника;

4) закладка Нарахування - містить постійні нарахування, які нараховуються щомісяця. До таких нарахувань можуть належати премії, надбавки, матеріальні допомоги. Список постійних нарахувань за потребою налагоджується;

5) закладка Утримання - містить постійні утримання, які нараховуються щомісяця. Такі обовязкові утримання, як прибутковий податок, утримання у фонди (пенсійний фонд, фонд соціального страхування, фонд по безробіттю), розраховуються автоматично, їх додавати в список постійних утримань не треба. За потребою можна вказати такі постійні утримання, як аванс, профспілковий збір, виконавчий лист і т.п.. Список постійних утримань за потребою налагоджується;

6) закладка Пільги - зявляється після створення особового рахунку працівника. При додаванні запису з новою пільгою робітнику код пільги вибирається з довідника пільг. Надається можливість вводу декількох пільг. В цьому випадку заповнюються дати початку і кінця дії пільги. Якщо раніше яка-небудь пільга була введена без заповнених дат, спочатку вказується дата кінця (поточний або попередній період) діючої пільги, після чого додається нова пільга. При внесенні декількох пільг при розрахунку заробітної плати відповідно до законодавства дотримується правило обліку однієї пільги;

7) закладка Форма №3 - містить лише потрібну для розрахунку інформацію по довідці форми №3 з попереднього міста роботи працівника. Заповнюється на робітників підприємства, що прийняті на постійне місце роботи та надали до бухгалтерії вищевказану довідку;

8) закладка Паспорт - включає паспортні дані робітників для заповнення звітних форм. Містить реквізити: серія, номер, ким виданий, дата видачі;

9) закладка Адреси - містить три адреси: прописки, постійного місця проживання, місця народження. При введенні кожної адреси слід у відповідному розділі вибрати з довідників чи заповнити вручну необхідні реквізити. При цьому поле “Вулиця” рекомендується заповнювати повністю;

10) закладка Фотографія - зберігає фотографію робітника, з якою друкуються звітні форми.

Розрахунковий лист співробітника служить для більш детальнішого перегляду стана рахунку робітника. Він призначений для збереження інформації про нарахування і утримання за архівні періоди та відображення результатів розрахунків за поточний обліковий період .

Вікно розрахункового листу виводиться на екран з меню головного вікна Реєстр / Розрахунковий лист.

Робоча область вікна вміщує меню та панель інструментів вікна розрахункового листа, робоче вікно.

Робоче вікно розрахункового листа працівника містить наступні поля:

1) П.І.Б. працівника. Вибір розрахункового листа іншого працівника провадиться по клавіші F3 з вкладеного списку або через навігатор, розташований з правої сторони поля;

2) період - місяць і рік, за який відображається розрахунковий лист. Період вибирається в межах збереження архіву розрахункових листів по клавіші F3 з вкладеного списку або через навігатор, розташований з правої сторони поля.

3) планові і фактично відпрацьовані дні та години;

4) дати прийому і звільнення (довідкові дані);

5) оклад робітника;

6) пільга по податку (код і найменування);

7) борг підприємства чи робітника на початок звітного періоду;

8) таблиця нарахувань та утримань;

9) суми Всього нараховано та Всього утримано;

10) борг підприємства чи робітника на кінець звітного періоду.

Таблиця нарахувань та утримань дозволяє виконувати редагування даних по заробітної платні як безпосередньо в розрахунковому листі, так і за допомогою відповідних робочих вікон для додавання та коригування видів оплат. Усі операції редагування даних в розрахунковому листі проводяться за допомогою меню, контекстного меню чи панелі інструментів.

В розрахунковому листі надається можливість як коригувати робочий час та автоматично розраховані суми по основним видам оплат, так і додавати до розрахунку заробітної платні працівника неосновні види нарахувань чи утримань, такі, як лікарняні листи, відпустка, премії (сумою чи з відсотком) та інші. При цьому додана та відкоригована інформація підсвічується блакитним кольором. При будь-якому коригуванні даних по заробітній платні, її розрахунок відбувається автоматично.

При додаванні інформації про відпустки чи лікарняні листи відпрацьований час робітника коригується автоматично. Якщо при цьому час відпустки чи лікарняного листа стосується попередніх періодів, то при розрахунку заробітної платні відбувається автоматичне сторнування нарахованих в тих періодах сум та перерахунок податків. В розрахунковому листі за поточний період в цьому випадку інформація про вказані види оплат буде підсвічена червоним кольором.

Для додавання неосновних видів нарахувань та утримань до розрахунку заробітної платні використовуються Документи. Інформація в документи вноситься та коригується:

1) безпосередньо в самому документі після вибору вигляду документу в головному вікні;

2) при редагуванні даних реєстру особових рахунків;

3) при коригуванні даних в розрахунковому листі працівника.

Вигляд документів на робочому екрані головного вікна програми обирається через пункт меню Реєстр/Вигляди документів або через контекстне меню.

Розробники надають такі вигляди:

1) премії (з відсотком);

2) премії (сума готівкою);

3) лікарняні листи;

4) відпустка.

При необхідності проводиться індивідуальне налагодження виглядів документів.

Вид оплати “Премія з відсотком” додається до розрахунку заробітної плати та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листу через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування), так і при введенні даних у відповідний документ.

При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість введення інформації в документ одразу по декільком преміям при виклику вікна Вибір працівника.

Премія вноситься як відсоток від суми окладу, нарахованої згідно відпрацьованих днів (годин). При внесенні відсотку чи при коригуванні в документі його значення за замовченням сума премії розраховується автоматично. Усі автоматичні нарахування можуть бути відкориговані вручну. Усі внесені дані показуються в реєстрі та розрахунковому листі.

Вид оплати “Премія (сума)” додається до розрахунку заробітної плати та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листу через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування), так і при введенні даних у відповідний документ.

При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість внесення інформації в документ одразу по декільком преміям при виклику вікна Вибір працівника.

Вид оплати “Лікарняні листи” додається до розрахунку заробітної плати та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листка через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування) так і при введенні даних у відповідний документ.

При внесенні дати початку та дати кінця лікарняного листа і при коригуванні в документі їх значень на замовчування усі інші дані, необхідні для розрахунку, підраховуються автоматично.

При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість внесення інформації в відповідний документ одразу по декільком лікарняним листам при виклику вікна Вибір працівника. Усі автоматичні нарахування можуть бути відкориговані вручну. Усі внесені дані будуть показані в реєстрі та розрахунковому листі.

Вид оплати “Відпустка” додається до розрахунку заробітної платні та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листу через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування), так і при введенні даних у відповідний документ. Для введення інформації треба додати новий запис в документ та внести усі необхідні дані.

При внесенні дати початку та дати кінця відпустки і при коригуванні в документі їх значень за замовченням усі інші дані, необхідні для розрахунку, підраховуються автоматично.

При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість внесення інформації по відпусткам одразу декільком працівникам при виклику вікна Вибір працівника. Усі автоматичні нарахування можуть бути відкориговані вручну. Усі внесені дані будуть показані в реєстрі та розрахунковому листі.

4. Звязок програми БЕСТ ЗАРПЛАТА із зовнішніми системами

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА забезпечує звязок із зовнішніми системами за допомогою:

1) простого та універсального імпорту даних з файлів форматів DBF і TXT;

2) імпорту списку працівників та їх даних з програми БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.

Надає можливість інтегруватись із системою 1С Підприємство 7.7, виконуючи:

1) імпорт (довідника робітників та плану рахунків);

2) експорт (довідника робітників та проведення).

Забезпечується можливість здійснення експорту в файли формату DBF проведень та перерахувань до банку авансу, зарплати та аліментів.

Перед проведенням імпорту чи експорту даних до системи 1С Підприємство 7.7 виконується налагодження параметрів інтеграції. Якщо перед проведенням імпорту чи експорту даних система 1С Підприємство 7.7 відкрита, треба завершити роботу цієї системи.

Імпорт або експорт особових рахунків працівників або журналу проведень виконується, через пункти меню головного вікна програми:

Сервіс / Імпорт / 1С - довідник працівників

Сервіс / Імпорт / 1С - план рахунків

Сервіс / Експорт / 1С - довідник працівників

Сервіс / Експорт / 1С - проведення.

Після виконання імпорту даних рекомендується уважно та ретельно перевірити інформацію в особових рахунках по кожному робітнику і вказати усі недостатні дані для розрахунку заробітної плати та формування звітів.

Імпорт довідника працівників із програми БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС не передбачає попереднього налагодження. Для імпорту необхідний відповідний підготований файл з розширенням *.fzl.

Через меню Сервіс / Імпорт / БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС - довідник працівників в головному вікні програми викликається робоче вікно імпорту, в якому вказується шлях до файлу з розширенням *.fzl.

Якщо імпорт проведено з помилками, на закладці Перелік помилок цього вікна вказуються помилки, які виникли при формуванні особових рахунків. В цьому разі рекомендується ознайомитись з ними, переформувати файл з розширенням *.fzl та знову виконати імпорт довідників працівників з програми БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.

Після виконання імпорту даних бажано перевірити інформацію в особових рахунках по кожному робітнику і вказати усі недостатні дані для розрахунку заробітної плати та формування звітів.

Універсальність імпорту даних з файлів форматів DBF і ТХТ заключається в тому, що надається можливість виконувати імпорт в програму БЕСТ ЗАРПЛАТА усіх наявних даних для заповнення особових рахунків, розрахункових листів і т.п..

Перед проведенням імпорту даних з файлів форматів DBF і ТХТ виконується налагодження параметрів універсального імпорту, після чого в головному вікні програми вибирається пункт меню Сервіс/Імпорт/Універсальний імпорт та вказується формат файлу для імпорту.

На екрані зявиться вікно з параметрами:

1) добавити - доповнити робочу відомість новими даними;

2) змінити - замінити вже існуючи дані на нові та добавити недостатні;

3) поновити - поновити вже існуючи дані.

Після обрання необхідного параметру натискається кнопка Почати.

Якщо імпорт даних супроводжувався помилками, на закладці робочого вікна Процес виконання операції вказується перелік помилок, які виникли при формуванні даних. В цьому разі рекомендується ознайомитись з ними, відкоригувати налагодження та знову виконати імпорт з файлів форматів DBF і ТХТ.

Після виконання імпорту даних бажано перевірити інформацію в особових рахунках по кожному робітнику і вказати усі недостатні дані для розрахунку заробітної плати та формування звітів.