рхива, дела не даются на руки, граждане делают запросы, которые потом сотрудники архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается в течение месяца и по истечению срока архив выдает архивную справку (приложение 8).
Также необходимо отметить, что услуги данного архива бесплатные и любой житель города может подать запрос в данный архив. Запрос оформляется в виде заявления: указываются личные данный гражданина, сам запрос и дата с росписью. При подаче заявления по вопросам собственности при себе надо иметь: копию паспорта, копию свидетельства на собственность, если нужна доверенность и копию справки от нотариуса при вступлении в наследство. При подаче заявления по пенсионному вопросу - паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки по данному предприятию.
Все запросы принимаются работниками архива в приемные часы, обычно в день бывает до 50 запросов граждан в приемные часы. В остальное время производится анализ и переработка запросов, после уже переходят к непосредственной задаче: поиску запрошенной информации. После подачи заявления сотрудники архива приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер постановления или распоряжения, напротив указывается номер дела где это постановление или распоряжение имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное постановление или распоряжение и на основании этого оформляется архивная справка. По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в Администрацию города.
Заключение
Архивный отдел предоставляет гражданам города Минеральные Воды информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.
В здании архива имеется пять хранилищ - три по личному составу и два по основной деятельности.
Пройдя архивную практику в Архивном отделе Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.
Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.
Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.
В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.
Список используемой литературы
1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 - 98. - М., 1998.
2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М., 2002.
3. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2003.
4. Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного архива Российской Федерации и научно-справочный аппарат к документам архива. - М., 1998.
5. Сборник законодательных и нормативно-правовых актов об архивном деле. - М., 2002.
6. Учебно-методический комплекс по специальности 032600 История. - М., 2002.
7. Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г.
Приложение
Приложение 1
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________________________ ;
пропущенные номера листов ___________________________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________________________
|
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера
листов
|
|
|
1
|
2
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210297 мм)
Приложение 2
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код zос.архива__________
Код организации _______
|
|
__________
|
Ф. № _____________
|
|
|
_______________
|
Оп. № ____________
|
|
|
__________________
|
Д. № _____________
|
|
|
_______________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № _____ том № ____
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
_____________________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _________ листах
Хранить _____________
|
|
Ф. № ________
Оп. № _______
Д. № ________
|
|
|
|
|
Формат А4 (210297 мм)
Приложение 3
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
|
|
Название раздела (структурного подразделения организации)
|
|
|
№
п/п
|
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО CОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от_____________№_______ от_________________№__________
Формат А4 (210297 мм)
Приложение 4
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
|
|
Название раздела (структурного подразделения организации)
|
|
|
№
п/п
|
Индекс
дела
|
Заголовок
дела
|
Крайние даты
|
Срок
хранения
|
Кол-во
листов
|
Примечание
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с №________________________ по №____________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № _______
Формат А4 (210297 мм)
Приложение 5
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел по личному составу руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
|
|
Название раздела
|
|
|
№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с № _________________ по № _______________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК
архивного учреждения
от __________ № __________ от ______________ № __________
Формат А4 (210297 мм)
Приложение 6
Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
Наименование организации
карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж № _________________ хранилище № _______________
|
|
Шкаф №
|
Полка №
|
Фонд №
|
Опись №
(н/д)
|
Дела с № _______________
по № __________________
|
Примечание
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
Формат А6 (148105 мм)
Приложение 7
Примерная форма карточки пофондового
топографического указателя
Наименование организации
карточка пофондового
топографического указателя
Фонд № _________________ хранилище № _______________
Название фонда ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
|
|
Опись №
|
Дела с № _______
по № __________
|
Стеллаж №
|
Шкаф №
|
Полка №
|
Примечание
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210297 мм)
Приложение 8
Форма архивной справки (образец)
|
|
Наименование организации
|
Петрову Б.И.
ул. Жуковского,
105/2, кв.5,
г. Новосибирск, 630082
|
|
|
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.99 № 04-5/173
Москва
На № 310 от 25.06.99
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов “Росхлебопродукт”, в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105-106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
|
|
Наименование должности руководителя организации
(структурного подразделения, в состав которого входит архив)
Дата
|
Подпись
|
Расшифровка
подписи
|
|
|
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив)
Дата
|
Подпись
|
Расшифровка
подписи
|
|
|
Гербовая печать организации
|
|
|
|
|
Формат A4 (210297 мм) или A5 (148210 мм)
Приложение 9
Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
_____________________________________________________________________________________
(Название государственного архива)
_____________________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд № ___________________
ОПИСЬ № ________________
_____________________________________________________________________________________
(Название описи)
Крайние даты документов _________________________
Формат А4 (210297 мм) ...........
Страницы: 1 | [2] |
|
Заказать